Lĩnh vực kế toán dựa vào tổ chức và phân tích chính xác các con số và dữ liệu tài chính. Điều này làm cho nó trở thành một nơi lý tưởng cho các công cụ máy tính để làm cho cuộc sống của kế toán viên dễ dàng hơn và cho phép các doanh nghiệp tạo ra các báo cáo tài chính chính xác hơn. Nhưng để có tác động tích cực, hệ thống kế toán trên máy vi tính đòi hỏi phải có kế hoạch và nhận thức cẩn thận trước khi thực hiện chúng.
Tăng năng suất
Kế toán viên có quyền truy cập vào hệ thống kế toán trên máy vi tính có thể làm việc nhanh hơn và tăng năng suất. Phần mềm cho phép kế toán viên thực hiện các thay đổi nhanh hơn so với việc điều chỉnh một sổ cái hoặc biểu đồ được in. Thời gian xử lý dữ liệu ít hơn giúp kế toán có nhiều thời gian hơn để phân tích dữ liệu và tận dụng tối đa dữ liệu đó. Hiển thị dữ liệu tài chính trên màn hình máy tính cũng hiệu quả và thân thiện với môi trường hơn so với in báo cáo giấy cho các tác vụ dù là nhỏ. Các công cụ tổ chức dữ liệu giúp bạn dễ dàng tìm thấy các mẩu thông tin cụ thể tại bất kỳ thời điểm nào.
Độ chính xác tăng
Một hệ thống kế toán trên máy vi tính giúp giảm nguy cơ lỗi của con người. Máy tính xử lý số và thực hiện các phép tính với độ chính xác 100 phần trăm, giúp loại bỏ khả năng xảy ra lỗi toán học dẫn đến kết quả không chính xác. Phần mềm kế toán cũng thực hiện sao lưu thường xuyên dữ liệu chính để truy xuất trong trường hợp xảy ra lỗi hệ thống hoặc vi phạm bảo mật. Mặc dù vẫn còn chỗ cho lỗi trong trường hợp nhập dữ liệu, phần mềm kế toán có thể xác định sự không nhất quán và thậm chí giúp sửa các lỗi đơn giản.
Chi phí
Cập nhật một bộ phận kế toán truyền thống để sử dụng một hệ thống máy tính có thể chi phí đáng kể, đặc biệt là cho một doanh nghiệp lớn hơn. Bên cạnh việc sắp xếp lại nhân sự và mua phần mềm kế toán, một doanh nghiệp cũng phải đầu tư vào máy tính mới, cập nhật phần mềm thường xuyên, đào tạo và chính sách tuyển dụng mới để thuê kế toán viên quen thuộc với hệ thống hoặc có thể học cách sử dụng nó một cách nhanh chóng.
Nhu cầu của con người
Mặc dù sự phức tạp tiến bộ của chúng, các hệ thống kế toán trên máy vi tính không thể thay thế hoàn toàn kế toán của con người. Lĩnh vực kế toán đòi hỏi các quyết định phán đoán và suy nghĩ ngẫu hứng, điều mà ngay cả phần mềm tinh vi nhất cũng không thể làm được. Kế toán cũng cần hiểu bối cảnh thay đổi của các quy định pháp luật và chính sách của công ty, một số trong đó tìm đường đến các phiên bản mới của hệ thống kế toán trên máy vi tính và các hệ thống khác kiểm soát cách kế toán sử dụng các công cụ máy tính của họ.
