Một bản ghi nhớ được viết tốt có thể giúp bạn nhanh chóng có được sự chấp thuận để mua máy tính cho công ty hoặc tổ chức của bạn. Bản ghi nhớ phải nêu rõ sự cần thiết của máy tính, tại sao việc mua hàng nên được thực hiện ngay bây giờ và phác thảo rõ ràng bất kỳ giải pháp thay thế nào có thể. Bản ghi nhớ nên dựa trên lý do kinh doanh và không phải là mong muốn cá nhân.
Thu thập thông tin về trạng thái hiện tại của máy tính của tổ chức bạn. Tìm hiểu xem có đủ máy tính cho tất cả các thành viên của tổ chức, điều kiện làm việc của họ và khi họ được mua. Tìm hiểu giá mua ban đầu và so sánh với giá hiện tại. Thu thập dữ liệu về tiền chi cho sửa chữa. Tài liệu về chất lượng của thiết bị và liệu nó đã trở nên lỗi thời. Phỏng vấn những người đang sử dụng máy tính hiện tại. Hỏi về sở thích và không thích của họ. Hỏi xem họ có cảm thấy máy tính của họ ở nhà tốt hơn máy tính văn phòng không, và nếu vậy, tại sao.
Liên lạc với đồng nghiệp của bạn trong các tổ chức khác. Thu thập thông tin nhiều nhất có thể về máy tính họ đang sử dụng, thời gian phục vụ và bất kỳ kế hoạch nâng cấp nào.
Cân nhắc sử dụng dữ liệu bạn đã thu thập để hoàn thành phân tích SWOT. SWOT là viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Phân tích SWOT đặc biệt hữu ích khi bạn đang cố gắng chứng minh việc mua lớn cho một tổ chức lớn. Tuy nhiên, chuẩn bị SWOT cho bất kỳ quyết định nào có thể giúp bạn xây dựng một cuộc tranh luận tốt hơn. Phân tích SWOT sẽ giúp bạn xác định công nghệ máy tính của bạn mạnh như thế nào hôm nay, điểm yếu và cơ hội cải tiến. Nó cũng sẽ xem xét các mối đe dọa, chẳng hạn như làm thế nào công ty của bạn có thể tụt hậu so với thời đại và mất việc kinh doanh trước các đối thủ nếu tiếp tục với công nghệ lạc hậu. Cuối cùng, thu thập thông tin giá cả từ một số nhà cung cấp.
Viết ghi nhớ bằng cách sử dụng tất cả dữ liệu bạn yêu cầu. Hãy chắc chắn tập trung vào trường hợp kinh doanh để mua hàng; đơn đặt hàng thực tế sẽ đến sau. Lập luận rõ ràng và thuyết phục. Trình bày bản ghi nhớ và được phê duyệt.
