Dự toán ngân sách là một chức năng quản lý vốn của doanh nghiệp. Các nhà quản lý tạo ngân sách để đảm bảo rằng các dự án có một lộ trình tài chính thông qua việc phát triển dự án. Ngân sách có thể mất vài tuần để hoàn thành tùy thuộc vào quy mô của dự án. Các công ty cũng phải quyết định kỹ thuật hoặc công cụ ngân sách nào hoạt động tốt nhất để tính toán nhu cầu tài chính của dự án. Các kỹ thuật ngân sách phổ biến bao gồm kỹ thuật tương tự, phương pháp từ trên xuống, phương pháp từ dưới lên và ước tính tham số. Mỗi công cụ ngân sách có những lợi thế khác nhau cho quy trình quản lý dự án.
Công cụ ngân sách tương tự
Công cụ ngân sách tương tự sử dụng chi phí thực tế từ một dự án trước đó để ước tính ngân sách cho một dự án hiện tại. Phương pháp này có thể được sử dụng cho nhiều dự án, miễn là chúng giống nhau về bản chất. Các công ty có các dự án lặp đi lặp lại có cùng mục tiêu và mục tiêu thường có thể sử dụng công cụ ngân sách tương tự với thành công tốt đẹp. Ngân sách tương tự cũng ít tốn kém hơn so với các công cụ hoặc phương pháp lập ngân sách khác. Thật không may, các công ty với các dự án đa dạng có thể thấy phương pháp tương tự kém chính xác và không đáng tin cậy để ước tính chi phí.
Phương pháp từ trên xuống
Phương pháp ngân sách từ trên xuống xem xét tổng ngân sách dự án và ước tính chi phí cho từng quy trình trong dự án. Phương pháp này xem xét từng hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án hoặc số lượng đầu ra từ dự án khi ước tính chi phí. Các công ty có thể sử dụng một số tiền cố định cho ngân sách dự án và chỉ định một phần số tiền này cho mỗi quy trình trong ngân sách. Người quản lý có thể quyết định cắt giảm các hoạt động nếu ngân sách không thể trang trải chi phí cho tất cả các hoạt động của dự án.
Phương pháp từ dưới lên
Công cụ ngân sách từ dưới lên sử dụng chi phí của tất cả các nguồn lực kinh tế hoặc đầu vào được sử dụng trong một dự án để xác định tổng ngân sách dự án. Phương pháp này là một phương pháp ngân sách thay đổi do chi phí đầu vào có thể thay đổi tùy thuộc vào tính khả dụng hoặc chất lượng của đầu vào. Các công ty cũng có thể sử dụng quản lý vận hành hoặc tư vấn nhân viên khi lập kế hoạch ngân sách dự án theo phương pháp này. Những cá nhân này thường có hiểu biết tốt về các yếu tố đầu vào và phương thức sản xuất được sử dụng để hoàn thành các dự án khác nhau.
Ước tính tham số
Ngân sách ước tính tham số sử dụng các tính toán hoặc tham số toán học được tiêu chuẩn hóa để xác định chi phí của ngân sách dự án. Công cụ ngân sách này có thể dựa trên thông tin kế toán chi phí như công cụ chi phí xử lý hoặc phương pháp phân bổ chi phí quy cho chi phí kinh doanh cho hàng hóa và dịch vụ. Thông tin này được sử dụng trong ngân sách tham số bằng cách lấy thông tin chi phí cụ thể và nhân nó với số lượng quy trình hoặc hoạt động được sử dụng để hoàn thành dự án. Thông tin kế toán chi phí này cũng có thể được tùy chỉnh hoặc tính lại cho ngân sách dự án cụ thể trong tay.
