Di chuyển một doanh nghiệp có thể là một thời gian thú vị nhưng căng thẳng. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ, hãy mua nhân viên cho quy trình, lập kế hoạch chi tiết và thời gian biểu và dự đoán một số mức độ chậm trễ và chậm kinh doanh.
Giao tiếp về việc di chuyển
Thông báo trước cho nhân viên về việc di chuyển và ý nghĩa của nó đối với công ty, khách hàng và nhà cung cấp, cũng như đối với nhân viên và gia đình họ. Việc di dời đường dài có thể có tác động lớn đến nhân viên, đặc biệt là nếu họ phải thay đổi việc đi lại hoặc thay đổi thói quen chăm sóc trẻ em hoặc lịch trình gia đình. Cung cấp thời gian biểu cho việc di chuyển bao gồm các ngày chính, như khi nào khách hàng sẽ được thông báo, khi nào tài liệu cá nhân sẽ được đóng gói và khi nào việc di chuyển vật lý sẽ diễn ra.
Tham gia nhân viên
Thu hút nhân viên di chuyển bằng cách tạo ra các ủy ban nhân viên hoặc liên lạc bộ phận sẽ chịu trách nhiệm tổ chức các khía cạnh khác nhau của việc di chuyển. Cho phép nhân viên đặt câu hỏi, quan tâm bằng giọng nói và đưa ra đề xuất về các cách để giảm thiểu thời gian chết hoặc gián đoạn thói quen làm việc và chức năng kinh doanh. Làm cho việc tái định cư cảm thấy giống như một cuộc phiêu lưu hơn là một yếu tố gây căng thẳng bằng cách nhấn mạnh các khía cạnh tích cực, như nhiều không gian hơn cho mọi người hoặc một cơ hội để có đầu vào về thiết kế và bố trí văn phòng.
Phát triển hệ thống tổ chức
Khuyến khích nhân viên sử dụng di chuyển như một cơ hội để dọn dẹp các tủ hoặc văn phòng của họ, loại bỏ các tập tin và tổ chức tốt hơn. Phối hợp di chuyển bằng cách chỉ định các phòng ban với mã màu và nhân viên với số nhận dạng để sử dụng trong đóng gói và dán nhãn thiết bị văn phòng, đồ nội thất, vật tư, tập tin và các mặt hàng khác sẽ được di chuyển. Khăng khăng rằng các vật dụng cá nhân như hình ảnh, giải thưởng và trang trí văn phòng được nhân viên đóng gói và vận chuyển trước khi di chuyển văn phòng để đảm bảo an toàn.
Đảm bảo chuyển đổi CNTT
Mặc dù một số thời gian chết sẽ được dự kiến trong quá trình di chuyển văn phòng, hãy cố gắng hết sức để có thiết bị văn phòng và CNTT tại chỗ và hoạt động vào ngày đầu tiên ở văn phòng mới. Điều này sẽ cho phép nhân viên giữ liên lạc với khách hàng và các bên liên quan khác, truy cập email và cảm thấy được kết nối khi họ ổn định vào không gian mới. Chuẩn bị cho sự gián đoạn tiềm ẩn trong quá trình di chuyển bằng cách đẩy lùi thời hạn chính hoặc kéo dài thời gian biểu dự án để giảm căng thẳng cho nhân viên. Đăng thông báo trên trang web của bạn và trên bản ghi thư thoại văn phòng của bạn để cho phép khách hàng biết bạn trong giai đoạn chuyển tiếp để bạn có thể duy trì mức dịch vụ khách hàng cao.
Di dời đường dài
Nếu bạn sắp xếp lại văn phòng của mình một khoảng cách đáng kể, một số nhân viên có thể phải đối mặt với sự lựa chọn giữa việc chuyển hộ gia đình cá nhân của họ hoặc tìm một công việc mới. Nếu đây là trường hợp, cung cấp càng nhiều thông báo trước về việc di chuyển càng tốt và giúp nhân viên với bất kỳ quyết định nào họ đưa ra. Ví dụ, đối với nhân viên sẵn sàng thực hiện việc này, hãy cung cấp sự giới thiệu cho các chuyên gia bất động sản chuyên về tái định cư kinh doanh. Nếu một nhân viên có thể thực hiện di chuyển, hãy đưa ra khuyến nghị cho các vị trí mới bằng cách kêu gọi ủng hộ từ các đồng nghiệp.
