Ngân sách là một tài liệu chia nhỏ chi phí của một dự án hoặc một hoạt động. Nó cũng có thể bao gồm một dự báo thu nhập để bổ sung số tiền cần chi tiêu. Trong một doanh nghiệp, điều đó có thể bao gồm ước tính doanh số trong năm tài chính tiếp theo. Đối với một cơ quan chính phủ, nó có thể là một dự báo về doanh thu thuế. Mặc dù về mặt lý thuyết ngân sách cho phép một tổ chức hoạt động hiệu quả trong khả năng của mình, nó cũng có thể trở thành một công cụ cho các bên có chương trình nghị sự mâu thuẫn trong một tổ chức kinh doanh, chính trị hoặc phi lợi nhuận.
Giảm thâm hụt
Những dự báo gần đây về chi phí quyền lợi và các chương trình liên bang khác đã thúc đẩy những phản ứng rất khác nhau trong Chính phủ Hoa Kỳ. Hầu hết các chính trị gia đồng ý rằng chính phủ phải giảm thâm hụt. Tuy nhiên, chương trình nghị sự của họ phân kỳ vào thời điểm này. Một số chính trị gia đã trích dẫn các dự báo ngân sách từ OMB (Văn phòng Quản lý và Ngân sách) như một lời kêu gọi rõ ràng để cắt giảm hoặc loại bỏ các chương trình để giảm thâm hụt liên bang. Đồng thời, những người khác đã sử dụng các số OMB, như một phương tiện để biện minh cho các khung thuế hiện tại, nếu không tăng chúng cho các cá nhân giàu có.
Chủ nghĩa duy tâm so với thực tế
Nhiều kế hoạch kinh doanh sử dụng dự báo bán hàng lạc quan trong ngân sách của họ để thu hút đầu tư. Chẳng hạn, một công ty khởi nghiệp web tuyên bố rằng họ sẽ kiếm được lợi nhuận 1 tỷ đô la trong vòng năm năm miễn là các nhà đầu tư mạo hiểm cho nó 5 triệu đô la tài trợ. Những con số theo tầng bình lưu này có thể hoạt động như một động lực tốt cho đội ngũ bán hàng nếu họ nhận được một tỷ lệ phần trăm lợi nhuận. Mặc dù một ý tưởng tuyệt vời có thể cho phép một doanh nghiệp đạt được mục tiêu tài chính cao cả, nhưng nó cũng tạo ra vấn đề cho nhân viên tài chính, người cần quản lý các hoạt động hàng ngày. Chẳng hạn, nếu công ty tạo ra 10 triệu đô la thay vì 20 triệu đô la doanh thu, ngân sách sẽ cần phải được cắt giảm. Việc cắt giảm ngân sách sẽ làm tăng trưởng công ty, thu hẹp tiền lương và làm mất tinh thần lực lượng lao động.
Phối hợp với thay đổi
Ngân sách của một tổ chức có thể là một nỗ lực để phối hợp hoạt động của các chi nhánh khác nhau. Ví dụ, ngân sách xác định cách nhà máy mua một số loại nguyên liệu thô cho lực lượng lao động của mình để sản xuất vật dụng. Tuy nhiên, nếu doanh số phụ tùng giảm, quản lý cấp cao có thể muốn cắt giảm tài trợ trong lĩnh vực đó và phân bổ lại để thiết kế một sản phẩm khác sẽ tăng thu nhập của công ty. Thật không may, ý nghĩa tài chính của sự thay đổi này không thể được ước tính chính xác. Trong khi bộ phận phụ tùng đã làm điều tương tự trong 20 năm, nhóm thiết kế chỉ nắm bắt một cách mơ hồ về chi phí sản xuất và doanh số tiềm năng cho sản phẩm mới. Nhầm lẫn và thất vọng có thể dẫn đến kịch bản này. Đồng thời, công ty chỉ có thể duy trì hoạt động kinh doanh bằng cách thoát khỏi ngành kinh doanh phụ tùng. Mặc dù ngân sách nên là một công cụ để phối hợp, nó cũng cần có sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong một thị trường phát triển.
