Một lá thư tròn được sử dụng để chia sẻ cùng một thông tin với một lượng lớn khán giả. Nó khác với mục đích từ một lá thư cá nhân, gửi thông tin cụ thể đến một hoặc một vài người nhận. Thư tròn thường được sử dụng để thông báo thông tin mới hoặc để làm rõ chính sách. Chúng có phần chung chung trong chủ đề, vì chúng được đọc rộng rãi. Viết một lá thư tròn bất kỳ loại nào cũng cần một vài bước quan trọng.
Biết khán giả của bạn. Đối với các chữ cái tròn, độc giả rất đa dạng, do đó có thể khó đánh giá mức độ hiểu biết hoặc mức độ quen thuộc của đối tượng của bạn với nội dung mà bạn muốn chia sẻ. Tuy nhiên, hãy xem xét phần lớn các độc giả có khả năng khi bạn viết, để thư của bạn hữu ích với hầu hết mọi người.
Phân biệt giữa chữ tròn bên trong và bên ngoài. Một lá thư tròn nội bộ, mặc dù được lưu hành trong một nhóm lớn, vẫn bị giới hạn trong một nhóm. Chẳng hạn, một doanh nghiệp có thể lưu hành một lá thư nội bộ cho nhân viên về một chính sách mới của công ty. Ngược lại, một lá thư bên ngoài sẽ là một lá thư được lưu hành cho tất cả khách hàng hoặc cho công chúng.
Sử dụng giọng điệu và giọng nói phù hợp với loại giao tiếp (bên trong hoặc bên ngoài) mà chữ cái tròn sẽ hoạt động. Ví dụ, một giọng điệu nghiêm khắc sẽ thích hợp cho một lá thư tròn cho tất cả nhân viên giải quyết sự chậm trễ hoặc vắng mặt. Tuy nhiên, một âm điệu nghiêm khắc sẽ không phù hợp để sử dụng cho một lá thư để lưu hành cho khách hàng.
Chỉ chia sẻ thông tin được ủy quyền. Vì các chữ cái tròn được dành cho một lượng lớn khán giả, chúng không phù hợp để tiết lộ thông tin bí mật hoặc chi tiết không dành cho đối tượng rộng rãi.
