Viết một lá thư chính thức cho một hội đồng - có thể là một hội đồng trường hoặc một công ty quốc tế - thoạt nhìn có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn. Tuy nhiên, chia nó thành các bước nhỏ, có thể quản lý được, làm cho nó trở thành một quy trình dễ dàng hơn nhiều so với bạn dự kiến ban đầu. Một lá thư chính thức cho một hội đồng tuân theo tất cả các quy tắc của một lá thư kinh doanh. Điều quan trọng là giữ cho thư của bạn ngắn và đi vào điểm chính. Một lá thư chính thức không nên dài quá một trang, vì vậy nếu thư của bạn vượt quá điều đó, hãy tiếp tục chỉnh sửa cho đến khi bạn hiểu được những thông tin cơ bản.
Ghi lại một danh sách những điều bạn sẽ đưa vào thư của bạn cho hội đồng quản trị. Ví dụ, nếu bạn viết thư cho hội đồng quản trị để yêu cầu tiền cho một chuyến đi trong lớp, hãy cho biết sinh viên nào sẽ tham gia và nơi nào sẽ diễn ra.
Định dạng cho một bức thư chính thức như sau: địa chỉ trả lại, ngày, địa chỉ bên trong, lời chào, nội dung thư và kết thúc. Lề một inch nên được để lại ở cả bốn phía của trang.
Sử dụng định dạng khối và bắt đầu tất cả văn bản ở phía bên trái của trang. Thay vì thụt lề, để lại một dòng trống giữa mỗi phần của bức thư cho bảng.
Viết trên tiêu đề thư nếu có thể. Tuy nhiên, nếu bạn không có tiêu đề thư, hãy nhập địa chỉ của bạn ở góc trên cùng bên trái. Nhập một dòng trống và sau đó nhập ngày.
Nhập địa chỉ bên trong của bảng, cùng một địa chỉ xuất hiện trên phong bì, vì điều này phân tách các chữ cái kinh doanh từ những người thân thiện. Không có địa chỉ bên trong, mọi người có thể nhầm lẫn về việc bức thư dự định dành cho ai.
Gõ vào lời chào. Trong trường hợp này, đó sẽ là chủ tịch thân mến Jones, Chủ tịch Jones và các thành viên của Hội đồng thủ công thế giới. Một khả năng khác là thành viên thân mến của hội đồng quản trị thế giới
Đi thẳng vào trọng tâm. Don Tiết bận tâm với việc chúc mọi người một ngày vui vẻ hoặc tìm hiểu về sức khỏe của họ. Tôi đang viết thư cho hội đồng quản trị để chỉ ra rằng bạn có nghĩa là kinh doanh.
Duy trì một giai điệu giống như kinh doanh chính thức trong thư của bạn gửi cho hội đồng quản trị. Tránh xa các vấn đề cá nhân và bám sát thực tế.
Giữ đoạn văn và câu của bạn ngắn và nhớ bắt đầu một đoạn mới khi bạn thay đổi ý tưởng trong thư của bạn lên bảng. Tránh những câu dài dòng và don lồng sử dụng một từ lớn khi một câu nhỏ sẽ làm.
Đóng thư của bạn với bảng với Trân trọng, Hãy lưu ý rằng nó được theo sau bởi dấu phẩy. Một đóng cửa chính thức khác được chấp nhận là thành thật, bạn.
Để lại ba hoặc bốn dòng cho chữ ký của bạn, sau đó nhập tên của bạn. Nếu bạn đang sao chép thư cho bất kỳ ai khác, hãy thêm Ccv và liệt kê tên của họ.
Hãy để thư của bạn cho hội đồng quản trị ngồi trong 24 giờ và sau đó sửa bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc gõ. Đọc thư của bạn to và đánh giá nó cho giai điệu và nội dung chính thức. Chỉnh sửa cho phù hợp.
