Mọi chủ nhân đều có nghĩa vụ đạo đức và pháp lý để bảo vệ doanh nghiệp và nhân viên của mình khỏi những hành vi sai trái bất hợp pháp và khỏi những hành động tạo ra môi trường làm việc thù địch. Tiến hành một cuộc điều tra bất cứ khi nào bạn nhận được một khiếu nại hoặc có lý do để tin rằng một nhân viên tham gia vào hành vi sai trái là rất quan trọng để thực hiện các trách nhiệm này. Trừ khi bạn có lý do chính đáng để không làm như vậy, thông báo cho các bên liên quan rằng một cuộc điều tra sẽ diễn ra là bước đầu tiên phổ biến.
Định dạng ghi nhớ nội bộ
Mặc dù bạn có thể phác thảo thư bằng định dạng thư ghi nhớ hoặc thư kinh doanh, một bản ghi nhớ phổ biến hơn cho liên lạc nội bộ. Ngoài ra, tiêu đề hoặc dòng tiêu đề điển hình trong bản ghi nhớ có thể làm cho định dạng này hiệu quả hơn. Bên cạnh dòng tiêu đề, một bản ghi nhớ cũng bao gồm ngày, tên của từng người nhận và tên và tiêu đề của người gửi. Căn trái và không gian đơn mỗi đoạn trong phần thân của bản ghi nhớ và sử dụng khoảng trắng kép giữa các đoạn. Bao gồm các ký hiệu đặc biệt để đánh dấu ghi nhớ là bí mật và để cho biết liệu bản ghi nhớ có bao gồm bất kỳ tệp đính kèm hoặc bao vây nào không.
Nhân viên bị buộc tội
Thông báo cho bị cáo bằng văn bản trước khi cuộc điều tra bắt đầu. Thư điều tra cần giải thích các cáo buộc càng chi tiết càng tốt, bao gồm tên, ngày tháng và hoàn cảnh. Mô tả quá trình điều tra, xác định các quyền hợp pháp mà người bị buộc tội có thể có và nói với người bị buộc tội rằng anh ta sẽ có cơ hội kể về khía cạnh của mình về câu chuyện cả bằng văn bản và trong một cuộc phỏng vấn cá nhân. Nói cho người đó biết việc kinh doanh của bạn trong khu vực khác như bình thường hay liệu vai trò hoặc nhiệm vụ công việc của anh ta có cần sửa đổi cho đến khi cuộc điều tra hoàn tất.
Thông báo điều tra đang chờ xử lý
Bao gồm nhân viên giám sát ngay lập tức và người quản lý bộ phận trong một thông báo ban đầu. Bức thư cần giải thích bản chất và phạm vi của cuộc điều tra đang chờ xử lý. Ngoài ra, thư nên phác thảo các bước cần thực hiện trước khi bắt đầu điều tra, chẳng hạn như kế toán và bảo vệ tài sản và tài sản kinh doanh hoặc sửa đổi nhiệm vụ của nhân viên. Cuối cùng, bức thư nên nêu rõ các giám sát viên và người quản lý sẽ tham gia vào cuộc điều tra hay không, và nếu vậy, hãy xác định vai trò và trách nhiệm cụ thể.
Thư phỏng vấn điều tra
Thư cũng nên đến bất cứ ai bạn dự định phỏng vấn khi cuộc điều tra tiến hành. Tuy nhiên, không giống như thông báo điều tra đang chờ xử lý, có thể bao gồm nhiều hơn một người nhận, thông báo phỏng vấn nên bao gồm một người nhận trong dòng địa chỉ cho dù bạn gửi bao nhiêu thư. Bức thư không cung cấp chi tiết cụ thể, nhưng thay vào đó chỉ đơn giản là nói rằng nhân viên có thể được phỏng vấn như một phần của cuộc điều tra đang diễn ra, cung cấp tên của người màllll sẽ thực hiện cuộc phỏng vấn và đặt kỳ vọng hợp tác đầy đủ. Ngoài ra, bức thư nên ghi nhớ bản ghi nhớ là thông tin bí mật và không phù hợp để thảo luận giữa các văn phòng.
