Cho dù bạn đang tổ chức một cuộc rút lui của công ty, hội nghị hoặc một sự kiện đặc biệt khác, các diễn giả khách mời có thể mang đến cho khán giả những quan điểm mới và lợi ích của chuyên môn. Một danh sách kiểm tra có thể giúp tổ chức sắp xếp để mọi thứ chạy trơn tru. Vì lợi ích của tổ chức, hãy chia danh sách kiểm tra thành các lĩnh vực: du lịch, tài chính, công nghệ, địa chỉ và nhu cầu của người nói. Chủ nhà và diễn giả có thể tạo danh sách kiểm tra trong các danh mục này để đảm bảo sự kiện không có biến chứng.
Sắp xếp chuyến đi
Khách mời, cho dù được trả tiền hoặc tình nguyện viên, thường phải đi đến buổi nói chuyện. Điều này có thể liên quan đến các kế hoạch du lịch lớn, chẳng hạn như vé máy bay và khách sạn, hoặc đi xe đơn giản. Tùy thuộc vào tổ chức máy chủ để sắp xếp. Tìm hiểu người nói đến từ đâu, cô ấy sẽ cần loại phương tiện giao thông nào và sở thích của cô ấy về thời gian đến và đi.Ngoài ra, có được thông tin thích hợp của người nói, chẳng hạn như ngày sinh, cần thiết cho một số đặt phòng. Sau đó, danh sách kiểm tra nên bao gồm đặt phòng du lịch - đặt phòng khách sạn nếu cần thiết và sắp xếp vận chuyển trên mặt đất như xe hơi. Thêm một lưu ý để xác nhận tất cả các sắp xếp vài ngày trước khi đính hôn. Danh sách kiểm tra của các diễn giả nên bao gồm cung cấp cho chủ nhà thông tin và xác nhận thông tin chi tiết.
Sắp xếp tài chính
Các mục trong danh sách kiểm tra của chủ nhà nên bao gồm xác nhận rằng thanh toán đã được thực hiện cho người nói. Thông thường, các diễn giả được trả một phần trước sự kiện dưới dạng một người lưu giữ và một phần sau khi hoàn thành thành công sự tham gia. Nếu đây là trường hợp, hãy tạo hai mục danh sách kiểm tra để bạn không quên. Danh sách kiểm tra tài chính của người nói phải bao gồm việc cung cấp cho chủ nhà tất cả các chi tiết có liên quan, chẳng hạn như địa chỉ hoặc số tài khoản để gửi tiền trực tiếp, cũng như xác nhận rằng thanh toán đã được thực hiện.
Nhu cầu công nghệ
Nhiều diễn giả sử dụng công nghệ như một phần của địa chỉ của họ. Loa khách nên lập danh sách mọi thứ họ cần - bao gồm máy tính xách tay, máy chiếu trên cao và màn hình, dây cáp, con trỏ, micrô, v.v. Chủ nhà nên yêu cầu thông tin này và thêm các mặt hàng thiết thực, chẳng hạn như dây nguồn, máy tính xách tay dự phòng và một người kỹ thuật có mặt để giải quyết bất kỳ vấn đề nào.
Bài phát biểu và Tài liệu
Các tổ chức lưu trữ nên làm rõ những gì họ đang tìm kiếm từ người nói. Điều này có thể bao gồm một chủ đề cụ thể để giải quyết, hoặc chi tiết thực tế hơn, chẳng hạn như độ dài của địa chỉ. Lập danh sách mọi thứ và gửi cho người nói. Đối với người nói, danh sách kiểm tra này nên bao gồm hoàn thiện và chỉnh sửa địa chỉ. Người nói cũng nên kiểm tra việc tạo các bản sao của bài phát biểu và tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như PowerPoint. Chủ nhà và người nói nên làm việc cùng nhau trước để xác định xem người nói sẽ cung cấp một bản sao trước của địa chỉ, có thể cho phương tiện truyền thông hoặc cho một thông dịch viên ngôn ngữ ký hiệu.
Chăm sóc cho người nói
Phần này của danh sách kiểm tra là dành cho máy chủ lưu trữ, không phải cho người nói. Diễn giả của bạn nên được coi là VIP cho sự kiện. Chỉ định một người đóng vai trò là người liên lạc và xử lý cho người nói và cung cấp cho người nói thông tin liên hệ của người được chỉ định. Vào ngày diễn ra sự kiện, đảm bảo rằng người xử lý biết nơi chào người nói và cung cấp bất kỳ cập nhật cần thiết nào cho sự kiện và các chi tiết quan trọng. Người xử lý cũng nên giới thiệu diễn giả cho những người quan trọng trong tổ chức. Thêm các mục vào danh sách kiểm tra để đảm bảo sự thoải mái của người nói trong sự kiện, chẳng hạn như chai nước trên bục giảng. Cuối cùng, thêm các mục trong danh sách kiểm tra để nhắc nhở bản thân cảm ơn người nói sau sự kiện - có thể bằng một ghi chú viết tay hoặc cắm hoa - và để hoàn tất mọi khoản thanh toán.
