Một trong những khía cạnh khó chịu nhất của việc điều hành một doanh nghiệp là xử lý các kiểm tra xấu. Đối phó với séc trả lại có thể là một vấn đề phức tạp. Vấn đề phổ biến nhất mà chủ doanh nghiệp và người quản lý phải đối mặt là làm thế nào để giới thiệu đối tượng với khách hàng, đặc biệt nếu anh ta là một người bình thường. Có lẽ cách phổ biến và lịch sự nhất để thu tiền là với một lá thư được soạn thảo kỹ lưỡng về khoản nợ.
Viết thư trên văn phòng phẩm của công ty bạn. Đừng nhầm lẫn vấn đề bằng cách yêu cầu thanh toán trên văn phòng phẩm cá nhân của bạn.
Sử dụng lời chào thích hợp cho khách hàng của bạn, hai khoảng trắng dưới địa chỉ trả lại. Sử dụng thuật ngữ này, Dear Dear cộng với tên cuối cùng, ví dụ như Dear Dear Jones, Jones, hay Dear Dear Smith. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng tên chung Hello Hello hoặc hay Greetings, nhưng một địa chỉ cá nhân thì tốt hơn. Tránh sử dụng tên đầu tiên hoặc lời chào không chính thức, ví dụ như Hi Hi.
Bắt đầu thư bằng cách giải quyết các khoản nợ theo cách không đe dọa. Một ví dụ về điều này sẽ là, chúng tôi viết thư để thông báo cho bạn biết rằng séc cá nhân bạn phát hành đã được chúng tôi trả lại cho chúng tôi mà ngân hàng không trả tiền. Hãy tiếp tục theo cách mang lại cho người nhận lợi ích của sự nghi ngờ: "Chúng tôi chắc chắn điều này không đại diện cho sự giám sát của bạn và bạn sẽ nhanh chóng sửa lỗi."
Cung cấp tất cả các chi tiết liên quan đến séc xấu, chẳng hạn như tên của ngân hàng, số séc và ngày cũng như số tiền. Ngoài ra, hãy tham khảo số tài khoản của khách hàng với công ty của bạn và ghi lại số dư trên tài khoản đó.
Tham khảo chính sách trả lại phí của bạn nếu bạn có. Ví dụ: nếu bạn có chính sách bằng văn bản chỉ định một khoản phí 20 đô la cho tất cả các séc được trả lại, bạn sẽ trích dẫn từ đó và yêu cầu nó cùng với số tiền của séc. Luôn cung cấp cho khách hàng số tiền còn lại của số dư đầy đủ, chẳng hạn như Vui lòng gửi $ 150,00 cho séc được trả lại của bạn cộng với phí kiểm tra được trả lại $ 20 với tổng số $ 170,00.
Hướng dẫn khách hàng về cách anh ta có thể chuyển tiền cho bạn. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu anh ấy mang tiền mặt đến địa điểm kinh doanh của bạn hoặc gửi một lệnh chuyển tiền hoặc séc được chứng nhận đến địa chỉ doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, cho biết liệu bạn có thể chấp nhận thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.
Nêu các điều khoản thanh toán: "Vui lòng gửi thanh toán trong vòng 15 ngày." Đóng với một lời mời để người nhận gọi cho bạn với bất kỳ câu hỏi.
Đăng xuất và sao chép luật sư của bạn. Nối "esquire" vào họ của luật sư, để người nhận biết một chuyên gia pháp lý đang theo dõi tình hình. Bạn không muốn đe dọa hành động pháp lý trong một lá thư đầu tiên. Giải quyết các khoản nợ một cách thân thiện là sự lựa chọn ưu tiên. Sao chép luật sư của bạn một cách tinh tế cảnh báo người nhận rằng bạn có thể đưa người nhận ra tòa nếu vấn đề không được giải quyết.
Lời khuyên
-
Nếu bạn không nhận được tin từ con nợ trong vòng 10 ngày làm việc, hãy theo dõi với một bức thư khác nhấn mạnh bạn cần nghe lại từ anh ấy trong vòng một tuần. Nếu bạn không nhận được phản hồi hoặc con nợ từ chối trả tiền, hãy chuyển vấn đề sang luật sư của bạn.
