Không có khách hàng lặp lại, chi phí mua lại để có được người mua mới có thể là quá lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp để giữ cho cánh cửa của họ mở. Có một hệ thống để theo dõi những người mua hàng từ bạn, mô hình chi tiêu của khách hàng và cách liên hệ với khách hàng của bạn có thể là một trong những công cụ tiếp thị có giá trị nhất của bạn. Bất kể bạn có bao nhiêu khách hàng, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu hữu ích bằng cách bao gồm nhiều lĩnh vực có thể sắp xếp cho các bộ dữ liệu khác nhau.
Tùy chọn phần mềm
Theo dõi khách hàng thông qua thẻ chỉ mục hoặc các phương tiện giấy khác là một phương pháp không hiệu quả; nó làm chậm việc tham chiếu chéo và không cho phép bạn gửi email hoặc nhanh chóng tạo hóa đơn hoặc nhãn thư. Tạo danh sách khách hàng hữu ích với chương trình bảng tính đơn giản, chẳng hạn như Microsoft Excel. Hoặc, tùy thuộc vào kỹ năng máy tính và ngân sách của bạn, hãy mua chương trình quản lý quan hệ khách hàng, được gọi là cơ sở dữ liệu CRM, còn được gọi là phần mềm quản lý khách hàng. Các công ty khác nhau làm cho các phiên bản hữu ích để tạo danh sách để giúp thanh toán, bán hàng, tiếp thị và quyên góp phi lợi nhuận. Một số yêu cầu phần mềm cư trú trên máy tính của bạn, trong khi một số khác cho phép bạn giữ danh sách của mình an toàn trực tuyến.
Thu thập dữ liệu
Danh sách khách hàng của bạn hữu ích như thế nào tùy thuộc vào dữ liệu bạn thu thập và cách bạn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của mình. Quyết định những thông tin cần giữ và sử dụng về khách hàng của bạn, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, giới tính, tuổi và địa chỉ email. Don Tiết sợ thu thập quá nhiều thông tin; thật dễ dàng để lọc thông tin bạn cần cho các tác vụ khác nhau bằng cách giới hạn tiêu chí tìm kiếm của bạn. Ví dụ: bạn có thể bao gồm ngày mua, loại sản phẩm đã mua, khách hàng theo lãnh thổ hoặc đại diện, lịch sử khiếu nại của khách hàng và ghi chú cá nhân. Để thực hiện tìm kiếm khách hàng nữ đã chi hơn 500 đô la trong 30 ngày qua, bạn chỉ cần ba đặc điểm dữ liệu đó cho tìm kiếm của mình. Nếu bạn không có tất cả dữ liệu bạn muốn, hãy tổ chức một cuộc thi yêu cầu khách hàng điền vào hồ sơ cá nhân hoàn chỉnh hoặc thuê một cá nhân hoặc công ty liên hệ với khách hàng về việc cập nhật tài khoản khách hàng của bạn để phục vụ họ tốt hơn.
Tạo cơ sở dữ liệu
Khi bạn xây dựng cơ sở dữ liệu của mình, hãy tạo các trường và cột bạn có thể dễ dàng xác định và sử dụng cho các tìm kiếm khác nhau. Bạn càng chia ra từng mẩu thông tin, bạn càng có thể tạo ra nhiều tìm kiếm hơn. Ví dụ: nhập địa chỉ bằng các trường khác nhau cho địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã ZIP cho phép bạn tạo danh sách hoặc thực hiện tìm kiếm với một hoặc nhiều tiêu chí đó cùng với các trường khác. Giữ riêng tên và họ để xác định danh sách trùng lặp vì tên khác nhau, chẳng hạn như Rob và Robert. Làm cho chức danh công việc và tên công ty lĩnh vực khác nhau.
Sử dụng dữ liệu của bạn
Để bắt đầu đưa cơ sở dữ liệu của bạn vào sử dụng, hãy chạy một số danh sách kiểm tra để xem cách nó hoạt động. Chạy các loại đơn giản, bắt đầu chỉ với một tiêu chí, chẳng hạn như mã ZIP. Sau đó sử dụng hai tiêu chí, chẳng hạn như đàn ông theo nhà nước. Khi bạn chắc chắn cơ sở dữ liệu của bạn hoạt động theo cách bạn muốn, hãy tạo các danh sách cung cấp thông tin bạn muốn, chẳng hạn như gửi thư và lập hóa đơn và sắp xếp cung cấp thông tin về thói quen mua hàng của khách hàng. Cập nhật cơ sở dữ liệu của bạn mỗi khi bạn tương tác với khách hàng để cập nhật thông tin và giúp bạn tránh các cuộc gọi điện thoại hoặc email có thể gây khó chịu cho khách hàng.
Chính sách bảo mật và sử dụng
Khi bạn tạo một danh sách khách hàng, bạn có trách nhiệm bảo mật nó. Hãy cẩn thận về những người có quyền truy cập vào danh sách của bạn, nơi bạn lưu trữ và cách bạn sao lưu nó. Giữ một bản sao lưu danh sách ban đầu của bạn và một bản sao lưu của danh sách mỗi khi bạn cập nhật nó, giữ các phiên bản trước đó. Điều này giúp bạn quay lại danh sách khách hàng làm việc cuối cùng nếu tệp hiện tại bị hỏng. Nếu bạn bị hack hoặc ai đó có quyền truy cập vào danh sách khách hàng của bạn mà không có sự cho phép của bạn, hãy quyết định xem bạn có nên cho khách hàng biết. Nếu danh sách của bạn không chứa thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như số thẻ tín dụng hoặc mật khẩu khách hàng sử dụng để vào trang web của bạn, bạn có thể không cần phải lo lắng. Nếu bạn có kế hoạch tiến hành các chiến dịch email với danh sách khách hàng của mình, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn để xác định chính sách của họ là gì để gửi email hàng loạt và nếu bạn phải bao gồm một điều khoản từ chối cho khách hàng.
