Phân tích khoảng cách là một công cụ kinh doanh và phương pháp đánh giá mà các công ty sử dụng để đánh giá khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại, thực tế và tương lai, hiệu suất mong muốn. Phân tích khoảng cách thành công không chỉ làm nổi bật sự khác biệt về hiệu suất mà còn cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách cải thiện để công ty có thể chuyển từ trạng thái hiện tại và đến trạng thái mong muốn. Phân tích Gap về cơ bản đặt ra hai câu hỏi quan trọng: chúng ta hiện đang hoạt động như thế nào và chúng ta muốn hoạt động như thế nào trong tương lai?
Yêu cầu
Yêu cầu cơ bản và cơ bản nhất của phân tích khoảng cách là quản lý liên tục, hiệu quả và chủ động. Việc quản lý hiệu quả được yêu cầu trong suốt giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn thực hiện và giai đoạn chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn. Không có điều này, phân tích khoảng cách không có cơ hội cung cấp các lợi ích mong muốn của công ty. Yêu cầu quan trọng nhất tiếp theo của phân tích chênh lệch là nghiên cứu sâu rộng mà một công ty phải trải qua về cả hoạt động nội bộ và môi trường kinh doanh bên ngoài. Nghiên cứu này cung cấp thông tin cần thiết để hiểu rõ hơn về tình trạng hiện tại cũng như kiến thức cần thiết để lập kế hoạch đúng đắn về thời gian, tiền bạc và các nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh nhất định đưa công ty đến trạng thái mong muốn. Một yêu cầu khác để phân tích khoảng cách kinh doanh thành công là phát triển và thực hiện các yếu tố thành công có thể định lượng, có thể thường xuyên đo lường tiến trình hướng tới trạng thái mong muốn. Các yếu tố thành công quan trọng phải được đo lường và thể hiện sự khác biệt giữa thành công và thất bại của doanh nghiệp.
Trạng thái hiện tại
Tổ chức phải có sự hiểu biết đầy đủ về vị trí hiện tại của doanh nghiệp. Họ phải biết tại sao họ ở vị trí hiện tại, làm thế nào họ vào vị trí đó, làm thế nào để cải thiện hoặc thoát khỏi vị trí đó, cũng như các yếu tố thành công quan trọng cụ thể mà công ty quan tâm. Những yếu tố thành công quan trọng này thường phản ánh các khía cạnh của kinh doanh như hiệu quả, hiệu quả, chất lượng, dịch vụ khách hàng, thị phần và / hoặc tăng trưởng. Các yếu tố thành công quan trọng phổ biến khác nhau giữa các ngành nhất định và quy trình kinh doanh: các công ty sản xuất tập trung vào các khía cạnh như thời gian chu kỳ và số lượng lỗi trong khi các ngành dịch vụ tập trung vào các yếu tố như sự hài lòng của khách hàng và số lượng khách hàng lặp lại.
Trạng thái mong muốn
Trạng thái mong muốn của công ty là nơi công ty muốn ở trong tương lai. Có thể có cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn: giảm 15% chi phí sản xuất trong năm tới, tăng sản lượng quy trình thêm 10% trong năm năm tới hoặc tăng doanh số 5% mỗi năm. Trạng thái mong muốn của một công ty cũng đề cập đến quy mô của công ty, chẳng hạn như số lượng cửa hàng, nhân viên hoặc tăng trưởng dự kiến, dòng sản phẩm bổ sung, công nghệ độc quyền mới và thị phần mong muốn.
Cân nhắc
Mặc dù khái niệm phân tích chênh lệch có thể được sử dụng với hầu hết mọi quan điểm kinh doanh, các loại phân tích chênh lệch phổ biến và phổ biến nhất có liên quan đến khoảng cách sử dụng thị trường và chênh lệch sản phẩm. Khoảng cách sử dụng thị trường tập trung vào môi trường kinh doanh bên ngoài và sự khác biệt giữa thị trường hiện tại và tương lai, thị trường tiềm năng, làm nổi bật các khả năng tăng trưởng. Khoảng cách sản phẩm tìm kiếm những cải tiến trong nội bộ, tập trung vào cách cải thiện hiệu quả, chất lượng, đổi mới và thời gian chu kỳ.
Cảnh báo
Phân tích chênh lệch có thể cản trở hiệu suất của công ty nếu các yêu cầu sau đây được đáp ứng: tiến hành nghiên cứu sâu rộng, chính xác và hữu ích, sự cống hiến của nguồn lực dồi dào và thời gian và quản lý chủ động liên tục.
