Là chủ doanh nghiệp, bạn có trách nhiệm theo dõi tài chính của mình và nộp thuế đúng hạn. Tùy thuộc vào sở thích của bạn, bạn có thể tự làm kế toán, thuê một chuyên gia hoặc chỉ định ai đó trong tổ chức của bạn để xử lý công việc này. Cho dù bạn chọn phương án nào, hãy dành thời gian để làm quen với các hệ thống kế toán khác nhau ngoài kia. Hãy chắc chắn rằng bạn có một sự hiểu biết rõ ràng về sự khác biệt giữa các hệ thống nhập đơn và hệ thống nhập kép ngoài các chương trình phần mềm kế toán thủ công và máy tính.
Hệ thống kế toán là gì?
Có nhiều loại hệ thống kế toán khác nhau, và mỗi loại có những đặc điểm riêng biệt. Tuy nhiên, tất cả đều có một mục đích chung: quản lý các hoạt động tài chính của một doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh thu, chi phí và nợ phải trả. Trong thời đại kỹ thuật số này, hầu hết các kế toán sử dụng các hệ thống tinh vi có tính năng nhắc nhở thanh toán quá hạn, khả năng báo cáo nâng cao, sao lưu dữ liệu tự động, dịch vụ dựa trên đám mây và hơn thế nữa.
Nếu không có hệ thống kế toán, bạn sẽ khó có thể chuẩn bị sách để báo cáo hàng tháng và hàng năm, theo dõi chi phí hàng ngày và đánh giá hiệu quả tài chính của công ty bạn. Tính toán thủ công đã lỗi thời và dễ bị lỗi của con người. Mặt khác, hệ thống kế toán trên máy vi tính là chính xác và làm cho mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn hoặc nhóm của bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi ngăn ngừa những sai lầm tốn kém.
Các chương trình này có thể xử lý tất cả các loại thông tin kế toán và tạo báo cáo chi tiết. Bạn có thể sử dụng chúng để tính toán tiền lương phải trả và phải trả cho nhân viên, ghi lại các giao dịch, kiểm tra tỷ lệ doanh thu tín dụng và xử lý dữ liệu liên quan đến bán hàng, bảng lương, hàng tồn kho và các khía cạnh quan trọng khác trong doanh nghiệp của bạn. Một số hệ thống kế toán được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và dịch giả tự do, trong khi những hệ thống khác thu hút các doanh nghiệp lớn, cơ quan chính phủ hoặc các ngành cụ thể.
Các loại phần mềm kế toán
Chọn một hệ thống kế toán phụ thuộc vào ngân sách, sở thích và quy mô kinh doanh của bạn. Bốn loại hệ thống phần mềm tài chính chính bao gồm:
- Hệ thống nhập đơn
- Hệ thống nhập kép
- Hệ thống kế toán thủ công
- Hệ thống kế toán trên máy vi tính
Chúng có thể được chia thành một số loại khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán đám mây, phần mềm kế toán tùy chỉnh, phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, phần mềm thương mại sẵn có và hơn thế nữa. Các chương trình mới nhất có khả năng tự động hóa tiếp thị và bán hàng, lập lịch hóa đơn không giới hạn, mô-đun bảng lương và các tính năng tiên tiến khác. Ứng dụng của họ trong kế toán vượt ra ngoài việc theo dõi các hoạt động tài chính hàng ngày của bạn.
Hệ thống đơn nhập là lựa chọn cơ bản nhất. Như tên của họ cho thấy, họ ghi lại mỗi giao dịch với một mục duy nhất trong tạp chí kế toán. Phương pháp này dễ sử dụng và không cần đào tạo về kế toán. Nó hấp dẫn các công ty nhỏ với khối lượng hoạt động thấp. Nhược điểm là nó dễ bị lỗi và không theo dõi các khoản phải thu, tài khoản phải trả, nợ phải trả và nhiều hơn nữa.
Hầu hết các loại hệ thống phần mềm tài chính hiện nay, bao gồm cả các hệ thống được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ, sử dụng sổ sách kế toán kép. Điều này có nghĩa là mọi giao dịch sẽ liên quan đến ít nhất hai tài khoản, cho phép báo cáo chính xác hơn và phát hiện lỗi kịp thời.
Hướng dẫn sử dụng so với hệ thống kế toán trên máy vi tính
Cả hai loại hệ thống kế toán đều dựa trên cùng một nguyên tắc. Kế toán thủ công, tuy nhiên, tốn thời gian và liên quan đến nhiều giấy tờ hơn. Những người sử dụng nó cần chuẩn bị báo cáo tài chính, tính toán số dư dùng thử, ghi lại các giao dịch trong sổ đăng ký vật lý, v.v. Vì mọi thứ đều được thực hiện thủ công, nên có nguy cơ lỗi con người cao hơn.
Hệ thống máy tính, mặt khác, ghi lại các giao dịch tài chính điện tử và có thể hợp lý hóa các hoạt động của bạn. Người dùng có thể chọn xem dữ liệu ở các định dạng khác nhau, lưu trữ trên đám mây và truy cập dữ liệu khi đang di chuyển. Ví dụ bao gồm FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero và ActivityHD.
Tùy thuộc vào sở thích của bạn, bạn cũng có thể lựa chọn các hệ thống kế toán dành riêng cho ngành, chẳng hạn như Sage 300 Xây dựng và Bất động sản, Kế toán quỹ Abila MIP hoặc Tài sản cố định Sage. Nhiều chương trình được thiết kế đặc biệt cho các cơ sở chăm sóc sức khỏe, các công ty sản xuất, phi lợi nhuận và các loại hình tổ chức khác.
