Một tổ chức thực hiện phân tích khoảng cách để đo lường hiệu suất thực tế của nó so với mục tiêu của nó. Các công ty có thể xác định các lỗ hổng từ nhiều khía cạnh khác nhau bao gồm các kỹ năng, định hướng kinh doanh, quy trình kinh doanh, công nghệ thông tin hoặc hiệu suất trên toàn tổ chức. Quá trình phân tích khoảng cách đòi hỏi phải tiến hành đánh giá và ghi lại các phát hiện. Công ty trước tiên phải thừa nhận và phê duyệt sự khác biệt giữa nhu cầu trong tương lai của công ty và năng lực hiện tại. Như với hầu hết các đánh giá, quá trình này có những ưu và nhược điểm.
Tổng quan về tổ chức
Một phân tích khoảng cách có thể cung cấp cho người ra quyết định một cái nhìn tổng quan toàn diện về toàn bộ công ty hoặc một chức năng cụ thể, chẳng hạn như kế toán, công nghệ thông tin hoặc hoạt động. Điều này cho phép giám đốc và giám đốc điều hành xác định liệu bộ phận hoặc tổ chức có các nguồn lực để đáp ứng nhiệm vụ, mục tiêu và mục tiêu của họ hay không. Ví dụ, một trường học có thể thực hiện phân tích lỗ hổng để hiểu rõ hơn về vị trí của nó so với việc thực hiện quy trình cải tiến trường học. Loại tổng quan này giúp tổ chức xác định các khoảng trống, phân tích các yếu tố dẫn đến tình trạng hiện tại và phác thảo nền tảng cần thiết cho các cải tiến diễn ra.
Thiết lập ưu tiên
Khi hoàn thành tổng quan, tổ chức có thể đánh giá dữ liệu và tách biệt thông tin phù hợp nhất để xếp hạng kết quả và mục tiêu mong muốn. Phân tích khoảng cách giúp một công ty tập trung nỗ lực của mình và đưa ra quyết định sáng suốt. Ngoài ra, một công ty có thể phân bổ các nguồn lực hạn chế và thiết kế ngân sách hiệu quả bằng cách tính đến các mối quan tâm chính của nó. Ưu tiên được phân loại là cao, trung bình và thấp; phân loại không nhất thiết có nghĩa là ưu tiên có thứ hạng hơn người khác về sự chú ý hoặc tài nguyên, nhưng có thể giúp ích khi tiến hành điều tra thêm về các vấn đề.
Chi phí dự án
Thời gian và chi phí đại diện cho hai trong số những bất lợi lớn của việc tiến hành phân tích khoảng cách. Thông thường, một tổ chức sẽ mang đến một nhà tư vấn để thực hiện đánh giá; ngay cả như vậy, sự tham gia mất thời gian quý báu từ các nhân viên tham gia dự án. Ngoài ra, giám đốc và quản lý cũng phải tham gia vào việc thăm dò và đánh giá kết quả. Tùy thuộc vào kết quả dự kiến khi đưa vào phân tích, có thể sẽ hiệu quả hơn khi hỏi người quản lý và người giám sát ý kiến của họ về những khoảng trống tiềm năng hoặc lĩnh vực thiếu sót.
Tinh thần
Đưa một chuyên gia tư vấn để tiến hành phân tích khoảng cách có thể dẫn đến sự e ngại hoặc nghi ngờ, cuối cùng có thể ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên. Điều này đặc biệt đúng nếu quy trình đánh giá bộ kỹ năng của nhân viên. Hãy nỗ lực để truyền đạt mục đích đánh giá cho nhân viên; giải thích làm thế nào dự án có lợi cho họ và tổ chức. Điều này có thể giúp họ hiểu tầm quan trọng của phân tích và giảm bớt một số lo ngại. Xem xét việc giảm căng thẳng có thể bằng cách yêu cầu các cá nhân chính làm việc với nhóm phân tích khoảng cách; họ có thể cho mượn kinh nghiệm hoặc chuyên môn của mình bằng cách đóng vai trò là người liên lạc cho các bộ phận của họ.
