Viết một bản ghi nhớ theo định dạng Hiệp hội Ngôn ngữ Hiện đại có thể dễ dàng. Giữ bản ghi nhớ của bạn đến một hoặc hai trang, cách đều nhau và hợp lý ở bên trái. Ngoài ra, không thụt lề đoạn văn của bạn ở định dạng MLA. Một không gian bị bỏ qua đánh dấu sự bắt đầu của một đoạn mới.
Tạo một tiêu đề cho bản ghi nhớ của bạn. Bao gồm các trường sau: Đến, Từ, Ngày và Chủ đề. Dòng chủ đề phải ngắn gọn và súc tích và phản ánh chính xác vấn đề.
Tạo cơ thể của bản ghi nhớ. Phần thân của bản ghi nhớ phải chứa tất cả các chi tiết cần thiết liên quan đến vấn đề. Độ dài của nội dung cơ thể sẽ chiếm khoảng 75 phần trăm của tổng tài liệu. Hãy chắc chắn rằng các đoạn văn ngắn và trực tiếp.
Cân nhắc sử dụng các gạch đầu dòng khi thích hợp. Sử dụng danh sách ngắn và các gạch đầu dòng giúp đọc ghi nhớ dễ dàng hơn. Đặt chi tiết vào một danh sách thay vì một đoạn bất cứ khi nào có thể.
Bao gồm một đoạn tóm tắt. Đoạn cuối của bản ghi nhớ của bạn nên bao gồm một tuyên bố tóm tắt. Tóm tắt lại thông tin có trong bản ghi nhớ và bao gồm khuyến nghị hoặc yêu cầu hành động nếu thích hợp.
Trích dẫn và bao gồm bất kỳ tệp đính kèm tham chiếu. Nếu bạn tham khảo biểu đồ hoặc biểu đồ trong bản ghi nhớ, chúng có thể được đính kèm vào tài liệu. Dòng cuối cùng của bản ghi nhớ của bạn cũng nên tham khảo các tệp đính kèm. Ví dụ: Tài liệu đính kèm: Kết quả của Nghiên cứu nhóm tập trung Tháng 3-Tháng 4 năm 2008.
Lời khuyên
-
Làm cho bản ghi nhớ của bạn súc tích. Tài liệu này phải nhanh chóng và dễ đọc.
Cảnh báo
Xem lại tất cả các bản ghi nhớ cho lỗi chính tả và ngữ pháp. Điều này sẽ làm giảm cơ hội sai lầm có khả năng xấu hổ.
