Dự báo chi phí cung cấp chi tiết và tổng kinh phí cần thiết để thực hiện dự án. Thông tin này hỗ trợ quản lý trong việc thiết lập ngân sách dự án trong phạm vi ngân sách của toàn công ty. Ví dụ: nếu dự báo chi phí lớn hơn ngân sách có sẵn, ban quản lý có thể sử dụng dự báo để xác định nơi họ cần cắt giảm chi tiêu, cho công ty hoặc cho dự án. Dự báo chi phí và ngân sách theo sau cũng giúp dự án tiếp tục thực hiện và tránh tình trạng chi tiêu quá mức. Dự báo cũng cung cấp thông tin mà công ty sử dụng để đánh giá khi dự án về cơ bản là "tự trả tiền".
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Tất cả các nhu cầu chi tiêu được đề xuất cho một dự án
-
Đề xuất dự án
-
Dòng thời gian dự án
-
Thông tin ngân sách công ty
-
Chương trình bảng tính
Tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến các khía cạnh chi tiêu của một dự án. Thông tin cần thiết bao gồm tiền lương cho mọi người làm việc trong dự án cho toàn bộ thời gian ước tính, thông tin liên quan đến việc mua công cụ hoặc thiết bị cần thiết và chi phí thuê người và đào tạo họ.
Xem xét kế hoạch dự án hoặc đề xuất chú ý đặc biệt đến dòng thời gian dự kiến. Ghi chú về thời gian dự án sẽ hoàn thành, khi nào là thời điểm tốt nhất để bắt đầu dự án, chi tiêu và chi tiêu hoàn toàn cần thiết là ít cần thiết nhưng có thể cải thiện kết quả chung.
So sánh dòng thời gian từ đề xuất dự án với năm tài chính và kế hoạch ngân sách của công ty. Điều chỉnh dòng thời gian một chút có thể cho phép phân chia ngân sách dự án giữa hai năm tài chính, về cơ bản là chia sẻ ngân sách dự án giữa hai ngân sách của công ty, khiến chi phí chung giảm đi rõ rệt so với chi tiêu thường xuyên của công ty.
Tạo một danh sách tất cả các chi phí dự kiến cho dự án một mình. Các mục riêng biệt liệt kê từng mục với chi phí dự kiến cho từng mục. Ví dụ, nếu một tá người phải được thuê cho dự án và được đào tạo, sẽ có một dự báo chi phí đào tạo cũng như tổng tiền lương hoặc tiền lương của nhân viên mới thực sự có thể được kết hợp với tiền lương và tiền công khác trừ khi người quản lý muốn tất cả mọi thứ được liệt kê riêng (ghi thành từng mục). Cho thuê thiết bị hoặc công cụ hoặc mua có thể là các mặt hàng bổ sung, cũng như các nhà thầu hoặc vật tư.
Sử dụng danh sách ghi thành từng khoản để tạo dự báo chi phí. Để có hiệu quả tối đa, hãy sử dụng chương trình bảng tính để tạo cả biểu đồ cho danh sách được chia thành từng mục và biểu đồ hiển thị bảng phân tích ngân sách dự kiến. Trong biểu đồ, một số thứ nhất định có thể được kết hợp để phản ánh một bức tranh lớn hơn cho người quản lý dự án, chẳng hạn như kết hợp tiền lương của nhân viên và chi phí đào tạo hoặc kết hợp tất cả các công cụ, thiết bị và chi phí cung cấp nhưng tách biệt mua từ thuê và nhân viên với nhà thầu.
Viết một báo cáo chi tiết phác thảo các nhu cầu chi tiêu được chia thành từng khoản cũng như giải thích lập kế hoạch ngân sách cho dự án. Bao gồm thông tin liên quan đến dòng thời gian, mọi điều chỉnh dòng thời gian được đề xuất và chi phí dự án có thể đến từ đâu hoặc từ ngân sách chung của công ty.
