Tạo bảng tính theo dõi để ghi lại tiết kiệm chi phí và tránh chi phí cho phép tổ chức của bạn báo cáo chính xác cả hai khoản tiết kiệm của Hard Hard cứng và. Tiết kiệm cứng được hiển thị như một chi phí thấp hơn khi so sánh với một năm trước. Tiết kiệm mềm ít hữu hình hơn và có thể bao gồm đàm phán tăng chi phí thấp hơn từ nhà cung cấp hoặc đào tạo "miễn phí" đi kèm với tăng lãi suất. Phát triển bảng tính để theo dõi tiết kiệm là rất quan trọng để cung cấp các ưu đãi cho những người chịu trách nhiệm mua hàng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình bảng tính
-
Chi phí hoạt động trong quá khứ
-
Hợp đồng
Chi phí hoạt động nhóm thành các loại hợp lý. Các danh mục có thể theo loại, chẳng hạn như nhóm tất cả các tiện ích lại với nhau. Nếu nhiều nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng, chi phí nhóm của người chịu trách nhiệm.
Nhập tiêu đề "Chi phí" trong ô đầu tiên của bảng tính. Bên dưới, nhập tên của một danh mục, sau đó liệt kê tên chi phí trong các ô bên dưới. Lặp lại cho mỗi thể loại.
Trong cột tiếp theo, hãy nhập vào tiêu đề cột Act Actuals và năm. Bên dưới nó nhập số đô la chi tiêu trong ô bên phải của mỗi tên chi phí. Dán nhãn cho cột tiếp theo Điều chỉnh trực tiếp và nhập bất kỳ tăng hoặc giảm hợp đồng nào trong cùng một hàng chi phí được áp dụng. Dán nhãn cho cột tiếp theo Tiêu chuẩn điểm chuẩn và nhập công thức để nhân số tiền thực tế với một lần cộng với điều chỉnh: (Thực tế * (1 + Điều chỉnh)).
Xác định số lượng mặt hàng được sản xuất năm ngoái và kế hoạch sản xuất cho năm tới. Ở đầu hàng tiếp theo, hãy nhập vào mỗi đơn vị. Để biết tất cả các chi phí có thể áp dụng như vật liệu và nhân công, hãy nhập công thức để điều chỉnh điểm chuẩn theo số lượng mới: (Điểm chuẩn / Số lượng năm ngoái * Số lượng trong năm nay).
Nhập vào Actuals thực tế và năm hiện tại ở hàng trên cùng của cột tiếp theo và để trống cho đến khi số tiền chi phí thực tế được biết đến. Tiêu đề cột tiếp theo Sự khác biệt. Khác nhau Đối với mỗi chi phí, hãy nhập một công thức trừ trong năm nay Chi phí thực tế từ số trong cột điểm chuẩn.
Sau mỗi thể loại, chèn hai dòng trống. Trên dòng đầu tiên, hãy nhập vào Subtotal. Khác Trong ô bên cạnh, nhập công thức để cộng tất cả các chi phí trong danh mục đó lại với nhau và sao chép nó trên tất cả các cột trong bảng tính. Sau danh mục cuối cùng, hãy nhập vào Tổng Total, trong cột đầu tiên và trong ô bên cạnh, nhập công thức để thêm tất cả các tổng phụ thể loại với nhau. Sao chép này trên tất cả các cột trong bảng tính.
Nhập chi phí khi hợp đồng mới được ký hoặc hóa đơn thực tế được nhận. Chèn các hàng bổ sung cho bất kỳ chi phí mới hoặc để ghi nhật ký tiết kiệm tránh chi phí.
Lời khuyên
-
Tăng cường tổng sở hữu chi phí bằng cách quyết định trước cách tiết kiệm sẽ được thưởng. Các quyết định chính bao gồm việc nhân viên sẽ được thưởng bằng tiền tiết kiệm ròng cho tất cả các chi phí của họ và xử lý các khoản tiết kiệm vô hình có ảnh hưởng đến một danh mục khác hay không. Cột điều chỉnh cũng có thể được sử dụng để đặt mục tiêu. Đặt tỷ lệ tiết kiệm mong muốn cho mỗi danh mục sẽ tạo ra các mục tiêu điểm chuẩn cho từng chi phí. Đảm bảo bao gồm các cải tiến quy trình dẫn đến chi phí vận hành thấp hơn hoặc giảm giờ lao động.
