Một cơ sở kiến thức, tương tự như wiki, là một tập hợp được quản lý các bài báo và thông tin do người dùng gửi. Kho lưu trữ loại cơ sở tri thức thường được dành riêng cho một chương trình hoặc quy trình cụ thể và thông tin có thể được gửi bởi nhà phát triển, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật hoặc người dùng cuối. Bản chất dân chủ của cơ sở tri thức cho phép nó phát triển một cách hữu cơ và nhanh chóng nhưng cũng làm cho thông tin khó duy trì và, trong trường hợp xấu nhất, không thể sử dụng được.
Hội thoại động
Ưu điểm lớn nhất của một nền tảng kiến thức là nó cho phép nhiều người dùng đóng góp vào kết quả của cơ sở tri thức trong tài liệu trực tiếp và tạo ra một cuộc trò chuyện năng động, phù hợp. Ngoài ra, vì nó bao gồm các đóng góp từ phát triển, hỗ trợ công nghệ và người dùng cuối, những người thực hiện nghiên cứu trực tuyến có thể khám phá cùng một vấn đề từ nhiều quan điểm khác nhau, có thể dẫn họ đến một giải pháp mà họ không thể tự mình xem xét.
Tài liệu không nhất quán
Các phong cách viết và trình độ kiến thức khác nhau của những người đóng góp thường dẫn đến một tài liệu rời rạc, không chuẩn, là một trong những nhược điểm lớn nhất của cơ sở tri thức. Sự dư thừa trở thành quy tắc chứ không phải là ngoại lệ, và những sai lầm tương tự có thể được thêm vào cơ sở tri thức nhiều lần. Do đó bảo trì chuyên dụng là cần thiết.
Ngoài ra, vì một cơ sở tri thức bắt đầu như một cơ sở dữ liệu trống, nên không phù hợp để sử dụng làm nguồn tài liệu chính cho bất kỳ sản phẩm hoặc quy trình mới nào. Một cơ sở tri thức đòi hỏi thời gian để xây dựng khi các kịch bản và vấn đề được tìm thấy, giải quyết và ghi lại.
Sự nổi bật của thông tin
Tính chất dân chủ, hữu cơ của một cơ sở tri thức có nghĩa là thông tin quan trọng nhất có khả năng làm cho nó nổi bật, trong khi thông tin ít quan trọng hơn sẽ bị chôn vùi, tạo cho cơ sở tri thức một chức năng sắp xếp tự nhiên. Nếu thông tin được viết kém hoặc không chính xác được gửi, người dùng khác có thể chôn thông tin đó bằng cách thay thế bằng thông tin tốt hơn hoặc có thể gắn cờ để xóa / đánh giá bởi quản trị viên.
Tài liệu lưu trữ
Các bài viết cũ còn lại trong cơ sở kiến thức cung cấp một kho lưu trữ tài liệu tự động cho các phiên bản kế thừa của sản phẩm hoặc quy trình. Các kho lưu trữ hình thành tự nhiên là một lợi thế của các cơ sở kiến thức. Khi các phiên bản mới của sản phẩm hoặc quy trình được tạo, cơ sở tri thức có thể được tổ chức lại hoặc khởi động lại để lưu trữ thông tin cũ trong khi vẫn giữ thông tin mới nhất nổi bật.
Các giải pháp
Nhân viên chuyên dụng cần được chỉ định để dành một vài giờ một tuần để tìm kiếm cơ sở tri thức cho các nghị quyết dư thừa, lỗi thời hoặc không chính xác và xóa chúng khi cần thiết. Họ nên được đào tạo về việc sử dụng cơ sở tri thức và biết cách tìm kiếm nó một cách hiệu quả để họ có thể xác định xem một bài viết đã tồn tại trước khi họ đóng góp một bản sao.
