Cách làm bảng lương doanh nghiệp nhỏ

Biên chế doanh nghiệp nhỏ là một lĩnh vực được quy định cao liên quan đến tất cả mọi thứ, từ thông tin cá nhân của nhân viên đến các yêu cầu pháp lý của chính phủ liên bang. Đây là một lĩnh vực kinh doanh mà nếu không được thực hiện đúng cách có thể gặt hái những hậu quả khắc nghiệt. Thực hiện phần mềm kế toán tiền lương tốt nhất cho loại hình doanh nghiệp của bạn, có trình tự xử lý bảng lương được thiết lập và hiểu các quy tắc và quy định về thuế biên chế tồn tại, tất cả kết hợp để đảm bảo thành công của một người trong việc xử lý khu vực này một cách đúng đắn, hiệu quả và hiệu quả. Sự kịp thời và tuân thủ các chi tiết là bắt buộc.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Hình thức biên chế và ấn phẩm
Hệ thống kế toán tiền lương
Tài khoản ngân hàng tiền lương
Kiểm tra kế toán tiền lương

Xác định thời gian thanh toán. Bảng lương của bạn được xử lý hàng ngày, hàng tuần, hai tuần một lần hay hàng tháng? Phát triển một lịch trình hàng tháng và gắn bó với nó. Phân phối lịch với cả ngày kết thúc thời hạn thanh toán (ngày mà nhân viên cần có thẻ thời gian) và ngày thanh toán được quy định trên đó.

Xây dựng các hình thức bảng lương nội bộ như yêu cầu nghỉ ốm, yêu cầu nghỉ phép và nghỉ phép. Đặt hàng các mẫu và ấn phẩm IRS. Các hình thức liên quan đến tiền lương cần thiết để đặt hàng từ IRS bao gồm Thông tư E, một ấn phẩm chứa mọi thứ mà chủ doanh nghiệp nhỏ cần biết về bảng lương và các loại thuế liên quan, W-9 cho số tiền giữ nhân viên, 941 (khai thuế hàng quý) và 940 (khai thuế hàng năm).

Mua phần mềm kế toán tiền lương cụ thể cho loại hình kinh doanh của bạn; ví dụ: định hướng dịch vụ, sản xuất, bán lẻ, khách sạn hoặc y tế. Mỗi chương trình sẽ có các khía cạnh hướng đến lĩnh vực chuyên môn của bạn trong nỗ lực làm cho quá trình trả lương hoạt động hiệu quả nhất có thể.

Mở một tài khoản ngân hàng tiền lương. Có một tài khoản ngân hàng dành riêng cho bảng lương sẽ giúp lưu trữ hồ sơ bằng cách tách biệt hoạt động tài chính của công ty khỏi bảng lương. Nó cũng có thể được sử dụng để theo dõi thuế biên chế. Cũng thiết lập nộp hồ sơ điện tử cho thuế biên chế ngay bây giờ.

Đặt hàng kiểm tra bảng lương với tên và địa chỉ của công ty bạn trên chúng, khi bạn mở tài khoản ngân hàng tiền lương của mình. Điều này có thể được thực hiện thông qua tổ chức tài chính của bạn hoặc một nguồn bên ngoài. Hãy chắc chắn kiểm tra tuân thủ chương trình phần mềm kế toán của bạn.

Cung cấp cho mỗi người mới thuê W-9, xác định mức lương của họ và thông báo cho họ về cách gửi giờ của họ vào bảng lương. Có phải thông qua thẻ thời gian hoặc bảng chấm công? Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc gửi thông tin theo lịch trình cho người trả lương.

Nhập dữ liệu nhân viên. Khi bạn đã nhận được tất cả các bản đệ trình lương của nhân viên, hãy bắt đầu nhập giờ, nghỉ ốm, nghỉ có lương và không được trả lương, các khoản khấu trừ như hỗ trợ trẻ em và trang trí vào phần mềm kế toán tiền lương. Sẽ có một báo cáo bảng lương tóm tắt thông tin. Kiểm tra kỹ các số liệu này để xác định tính chính xác của dữ liệu bạn đã nhập.

Xác định thuế biên chế. Khi tất cả dữ liệu bảng lương nhân viên của bạn được nhập, thuế sẽ được tính. Phần mềm tính lương kế toán của bạn sẽ tính toán số tiền này, bao gồm cả phần phù hợp của nhà tuyển dụng cho FICA. Xác nhận những số liệu này bằng cách đọc Thông tư E của bạn và tính toán số tiền theo cách thủ công.

In và phân phối séc biên chế. In séc bảng lương của bạn cũng liên quan đến bước đăng giao dịch lên tài khoản tiền lương. Xác nhận thông tin đã được đăng chính xác. Phát tờ séc khi sẵn sàng.

Nộp thuế biên chế. Để tránh bất kỳ hình phạt và lãi suất tiềm năng, nên nộp thuế điện tử cho IRS sau khi hoàn thành quá trình xử lý bảng lương. Kiểm tra với chính quyền tiểu bang và địa phương của bạn cho các yêu cầu trình của họ.

Lời khuyên

Nếu bạn nghĩ rằng doanh nghiệp của bạn quá nhỏ để đảm bảo một tài khoản tiền lương riêng liên quan đến séc biên chế riêng, hãy sử dụng séc của công ty cho mục đích trả lương. Viết số tiền bị giữ lại ở đâu đó trên séc, có thể trên cuống séc.