Số lần hiển thị đầu tiên được tính, vì vậy bạn tốt hơn nên tạo một cái tốt, đặc biệt là khi yêu cầu một cuộc họp kinh doanh. Cho dù bạn có kế hoạch viết thư cho một đối tác kinh doanh tiềm năng, một quan chức chính phủ hoặc khách hàng, sự lựa chọn từ ngữ của bạn có thể tạo ra tất cả sự khác biệt. Một lá thư yêu cầu cuộc hẹn bằng văn bản kém có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn - và thương hiệu của bạn. Thêm vào đó, nó có thể phá hỏng cơ hội nhận được phản hồi tích cực của bạn.
Sử dụng một dòng chủ đề phù hợp
Khi bạn gửi thư yêu cầu cuộc hẹn, hãy đảm bảo dòng tiêu đề nêu bật ý định của bạn để gặp người nhận. giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản thôi. Đây là vài ví dụ:
- Yêu cầu gặp gỡ
- Yêu cầu cuộc hẹn
- Thư yêu cầu họp
- Yêu cầu gặp vào (ngày trong tuần)
- Lên lịch một cuộc họp
Tùy thuộc vào sở thích của bạn, bạn có thể đặt dòng chủ đề ở trên hoặc bên dưới địa chỉ của người nhận. Nếu bạn muốn liên hệ với người nhận trực tuyến, bạn có thể sử dụng cùng một dòng chủ đề cho email và thư của bạn.
Giới thiệu bản thân
Bắt đầu thư bằng cách giới thiệu bản thân. Trong trường hợp bạn gặp người nhận tại một số điểm, hãy chắc chắn đề cập đến nó. Cung cấp một mô tả ngắn gọn về tổ chức của bạn hoặc nhiệm vụ của nó nếu cần thiết. Ví dụ: bạn có thể nói một cái gì đó như:
Kính gửi đại diện (họ)
Tên tôi là (tên của bạn) và tôi thay mặt cho (tên công ty). Chúng tôi có mối quan tâm chung về … và tôi muốn thảo luận thêm.
Nếu bạn có giấy giới thiệu, bạn có thể bắt đầu bằng: (Tên giới thiệu) đã đề cập rằng bạn quan tâm đến việc biết thêm về các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi. Tôi muốn mời bạn thảo luận thêm tại văn phòng của chúng tôi vào (ngày và giờ).
Nêu mục đích của cuộc họp
Cho người nhận biết những gì mong đợi từ cuộc họp, bao gồm cả thời gian sẽ diễn ra. Cung cấp một lịch trình sơ bộ và bao gồm các điểm chính. Ví dụ: bạn có thể nói:
Cảm ơn bạn trước sự quan tâm của bạn về yêu cầu này. Tôi sẽ đánh giá cao một cơ hội để gặp bạn và thảo luận về cách chúng ta có thể tham gia lực lượng vào các dự án trong tương lai.
Cuộc họp của chúng tôi sẽ bao gồm một tổng quan ngắn gọn về công nghệ và tài nguyên của chúng tôi cũng như một số ví dụ về công việc của chúng tôi trong lĩnh vực này. Chúng tôi cũng quan tâm đến việc thảo luận về một sự hợp tác tiềm năng sẽ có lợi cho cả hai bên.
Cố gắng giải thích những gì bạn đang tìm kiếm và tại sao bạn yêu cầu cuộc họp này ở nơi đầu tiên. Đề nghị hai hoặc ba ngày và thời gian và sau đó vui lòng yêu cầu người nhận xác nhận tính khả dụng của họ.
Thư của bạn có thể nói một cái gì đó như:
Xin vui lòng, đề nghị một ngày và thời gian, đó là theo lịch trình của bạn.
Bạn có sẵn vào ngày và giờ không? Nếu không, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi tại (số điện thoại) hoặc (địa chỉ email) để sắp xếp thời gian họp.
Chúng tôi sẽ theo dõi ngay để xác nhận đã nhận được thư này và đặt ngày và giờ thuận tiện cho bạn.
Sử dụng định dạng đúng
Thư kinh doanh có một định dạng cụ thể. Viết tên và địa chỉ của bạn ở góc trên bên phải của trang. Nhập thông tin liên hệ của người nhận từ góc bên trái của trang hoặc bên dưới địa chỉ của bạn.
Để lại lề rộng và sử dụng một nhãn hiệu trống nếu có thể. Giữ thư ngắn và đi vào điểm chính; lý tưởng, nó không nên vượt quá một trang. Sử dụng một lời chào chính thức, chẳng hạn như Quý ông thân mến (Tên người nhận). "Nếu bạn không biết tên chính xác của người nhận, bạn có thể sử dụng "Thưa ông hoặc bà." Kết thúc bức thư bằng "Trân trọng", "Trân trọng" "Trân trọng bạn" hoặc đóng cửa chính thức khác, theo sau là tên của bạn.
Một thư yêu cầu cuộc hẹn nên rõ ràng và súc tích. Cắt những từ vô dụng và thông tin không cần thiết. Sử dụng phông chữ dễ đọc như Times New Roman hoặc Arial. Nhớ đọc lại thư trước khi gửi.
