Cho dù bạn đang tổ chức một cuộc rút lui kinh doanh, tổ chức một bữa tiệc cho một tổ chức từ thiện hoặc tổ chức một hội nghị chính trị, thể hiện sự tôn trọng và lòng tốt đúng đắn đối với tất cả các vị khách của bạn đảm bảo sự kiện của bạn thành công. Đón tiếp những vị khách quý, tuy nhiên, đòi hỏi nhiều kế hoạch và sự chú ý hơn. Từ nghi thức ăn tối đến các bài phát biểu giới thiệu đến chỗ ở, điều quan trọng là giúp khách của bạn cảm thấy thoải mái, được tôn trọng và đánh giá cao. Đồng thời, ngay cả những vị khách nổi tiếng cũng có thể bị loại bỏ bằng cách phun ra hoặc áp lực liên tục để gây ấn tượng. Lập kế hoạch cho sự kiện của bạn để khách của bạn có thời gian thư giãn và nạp lại giữa các cuộc họp, bữa ăn và phiên.
Chào hỏi khách của bạn cá nhân. Cho dù bạn đang gặp một vị khách nổi tiếng tại sân bay hoặc ngay trước một cuộc họp kinh doanh chính thức, hãy chào đón anh ấy bằng một cái bắt tay thân thiện và một lời giới thiệu ngắn gọn. Tiến hành giới thiệu bất kỳ cộng sự đi kèm của bạn với khách của bạn. Ví dụ, bạn có thể nói, bà Ms.Khách quan trọng, tôi muốn giới thiệu bạn với đại diện quảng cáo của tổ chức chúng tôi, ông Jack Jackson.
Trình bày cho khách của bạn với một chương trình sự kiện phác thảo thời gian và địa điểm họp, bữa ăn được tổ chức, hoạt động nhóm và thời gian chết. Làm quen với khách của bạn với cuộc họp hoặc cơ sở tổ chức sự kiện, tiếp tục giới thiệu cô ấy với các cộng sự mà bạn gặp phải trong quá trình này.
Làm cho khách của bạn thoải mái nhất có thể. Nếu sự kiện của bạn yêu cầu chỗ ở qua đêm, hãy đặt phòng trước. Có một bản sao của chương trình sự kiện trong phòng, cũng như thông tin liên lạc cho chính bạn và các nhà hoạch định sự kiện khác. Ngoài ra, đảm bảo phòng họp của bạn sạch sẽ, có tổ chức và được đánh dấu tốt.
Thực hiện theo nghi thức chỗ ngồi cho các bữa tiệc tối chính thức. Khách quý của bạn nên ngồi bên phải của chủ nhà. Thẻ nơi có thể được sử dụng để xác định sắp xếp chỗ ngồi cho khách.
Viết và thực hiện một bài phát biểu ngắn gọn nhưng chuyên nghiệp để giới thiệu vị khách nổi tiếng của bạn nếu anh ta có kế hoạch phát biểu tại một cuộc họp, bữa trưa hoặc bữa tối. Nếu không, hãy chào đón khách của bạn bằng những nhận xét ngắn gọn liên quan đến vị trí hoặc danh dự của anh ấy tại bất kỳ cuộc họp hoặc sự kiện nào mà anh ấy là người tham gia. Đối với một bài phát biểu giới thiệu, bạn cần chuẩn bị trước thời hạn, phát triển một bản phác thảo tiểu sử ngắn gọn về người nói của bạn bằng cách nghiên cứu thông tin, thành tích và danh dự của anh ấy. Một bài phát biểu giới thiệu nên giải quyết chủ đề trong tay, sự liên quan của chủ đề và tổng quan ngắn gọn về thông tin của người nói. Lưu tên của anh ấy cho lần cuối, cả hai để tạo đà và như một gợi ý cho khán giả để chào đón khách.
