Cho dù họ ở trong nhà riêng, trường mầm non hoặc trung tâm chăm sóc ban ngày, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc trẻ em có nghĩa vụ pháp lý và đạo đức để bảo vệ sự riêng tư của các khoản phí của họ. Có một hệ thống để bảo vệ tính bảo mật của thông tin cá nhân, hành vi và sức khỏe giúp trấn an cha mẹ. Việc thực thi hệ thống đó có thể tránh làm tổn hại lòng tin của nhân viên, điều này có thể khiến phụ huynh giữ kín thông tin ảnh hưởng đến việc chăm sóc con cái của họ.
Giao thức thông tin
Các gia đình cung cấp tên, địa chỉ, ngày sinh và số điện thoại khi họ đăng ký cho con cái họ chăm sóc trẻ em. Ứng dụng này cũng có thể bao gồm thông tin về sức khỏe và việc làm và số An sinh xã hội. Tất cả được tính là thông tin bí mật mà các cơ sở chăm sóc trẻ em phải bảo vệ để bảo vệ trẻ em và phụ huynh. Các trường hợp gia đình như vấn đề tài chính và ly hôn đang chờ xử lý, có thể được tiết lộ trong cuộc trò chuyện, cũng tạo thành thông tin bí mật được chia sẻ giữa các nhân viên chỉ khi cần thiết.
Quy định áp dụng
Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế liên bang, hay HIPAA, áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc trẻ em. Quy định bảo mật nhà nước khác nhau, tuy nhiên. Ví dụ, luật Maine cho trẻ em quyền bảo mật và yêu cầu các cơ sở chăm sóc trẻ em phải duy trì bảo mật cho bất kỳ đứa trẻ nào trong sự chăm sóc của chúng hoặc trước đây là trong sự chăm sóc của chúng. Tiểu bang Washington yêu cầu các cơ sở giữ bí mật hồ sơ nhưng không quy định việc tiết lộ thông tin của họ, trong khi các yêu cầu cấp phép của California thì có. Tất cả các tiểu bang chỉ định các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc trẻ em là các phóng viên bắt buộc về nghi ngờ lạm dụng hoặc bỏ bê, theo Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ.
Chính sách bằng văn bản
Tiêu chuẩn Hiệu suất An toàn và Sức khỏe Quốc gia năm 2011 khuyến nghị rằng các hoạt động chăm sóc trẻ em phải có chính sách bảo mật bằng văn bản. Luật pháp tiểu bang thậm chí có thể yêu cầu các cơ sở chăm sóc trẻ em nói với cha mẹ về chính sách bảo mật của họ. Một chính sách điển hình, được trao cho phụ huynh trong cẩm nang chào mừng, giải thích loại thông tin nào mà cơ sở lưu giữ trong một tệp bảo mật và hứa rằng thông tin bí mật chỉ được chia sẻ với sự cho phép của họ. Chính sách bảo mật cho nhân viên cũng cần được tạo và xem xét trong quá trình định hướng thuê mới và đánh giá hiệu suất hàng năm.
Chuẩn bị cơ sở của bạn
Giữ một tệp cho mỗi trẻ em và lưu trữ các tệp trên tất cả trẻ em dưới sự chăm sóc của cơ sở trong một khu vực tách biệt với các phòng hoạt động giới hạn quyền truy cập vào thông tin bí mật. Các tập tin có thể bị khóa như một biện pháp phòng ngừa bổ sung, nhưng ít nhất một nhân viên có mặt nên có chìa khóa mọi lúc trong trường hợp khẩn cấp hoặc kiểm tra. Các cơ sở có thể bảo vệ thông tin bí mật được tìm thấy trong nhật ký thuốc và hồ sơ dị ứng bằng cách chỉ định một nơi an toàn cho họ ngoài tầm nhìn của phụ huynh và du khách. Cơ sở cần đảm bảo các tệp cấp phép và kiểm tra không chứa thông tin cá nhân về nhân viên hoặc trẻ em.
Biện pháp phòng ngừa bổ sung
Trang web và các trang truyền thông xã hội của chương trình chăm sóc trẻ em không nên sử dụng video hoặc hình ảnh của bất kỳ đứa trẻ nào nếu không có sự cho phép bằng văn bản của cha mẹ. Các trang web không bao giờ được tiết lộ thông tin bí mật về nhân viên, trẻ em hoặc gia đình. Bất cứ ai đưa ra nhận xét trong các cuộc thảo luận trực tuyến tiết lộ thông tin cá nhân nên bị chặn và tin nhắn của họ bị xóa. Các cơ sở cũng nên có biện pháp phòng ngừa để xóa dữ liệu điện tử lưu trên máy tính và các tài liệu giấy được cắt chéo có chứa thông tin bí mật khi xử lý.
