Định nghĩa rộng của một bên liên quan của người khác là ai có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi các hành động của một nhóm hoặc tổ chức. Các công ty và các tổ chức phi lợi nhuận rất chú ý đến các bên liên quan, những người có thái độ và hành vi có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa thành công hay thất bại của nhiệm vụ tổ chức của công ty. Giao tiếp với các bên liên quan là rất quan trọng đối với các tổ chức, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng hoặc hiệu quả. Để bắt đầu, xác định các bên liên quan chính, sau đó tạo và phổ biến một thông điệp và đảm bảo rằng nó có hiệu quả mong muốn.
Xác định các bên liên quan
Mọi tổ chức hoặc thực thể tương tác với người khác, vì vậy, về mặt kỹ thuật, bất kỳ ai có tương tác với tổ chức đều có thể được coi là một bên liên quan. Điều quan trọng là phải đánh giá tầm quan trọng của từng nhóm bên liên quan, tuy nhiên, khi phát triển chương trình truyền thông của các bên liên quan. Trong một tổ chức truyền thống, các nhóm cổ đông điển hình có thể bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, quản lý, nhân viên, nhà thầu và nhà thầu phụ. Trong một môi trường phi lợi nhuận hoặc học tập, các bên liên quan có thể bao gồm công dân, sinh viên, các quan chức được bầu, lãnh đạo thành phố và công nhân, các tổ chức phi lợi nhuận, nhân viên và quản lý khác.
Đặt mục tiêu truyền thông
Trước khi phát triển một chiến dịch nhắn tin, điều quan trọng là phải làm rõ các lý do đằng sau việc liên lạc.Là mục tiêu của truyền thông chỉ đơn giản là thông báo cho các bên liên quan về một số hành động hoặc quyết định sắp xảy ra, để họ tham gia vào một sáng kiến, để thu hút họ, hoặc để ngăn chặn hoặc vượt qua sự phản đối? Nếu bạn đang cố gắng đơn giản là thông báo hoặc nâng cao nhận thức, thay vì ảnh hưởng đến hành vi hoặc ảnh hưởng đến nhận thức, cách tiếp cận giao tiếp sẽ rất khác nhau.
Phát triển một thông điệp
Bản thân việc truyền thông phải tính đến khán giả hoặc khán giả cũng như các mục tiêu cho truyền thông. Ví dụ: nếu đối tượng bao gồm các doanh nhân địa phương và mục tiêu là tham gia vào sự hợp tác của họ trong một sáng kiến mới, truyền thông sẽ cần giải quyết các mối quan tâm cụ thể của họ và chứng minh lợi ích rõ ràng cho họ khi tham gia vào sự nghiệp của bạn. Nếu bạn chỉ đơn giản là cố gắng tăng cường nhận thức về tổ chức của mình trong cộng đồng hoặc thị trường, việc giao tiếp có thể chung chung hơn và hướng đến đối tượng rộng hơn.
Chọn một định dạng truyền thông
Cách thức mà một thông điệp được truyền đạt có thể bao gồm từ các cuộc gặp gỡ cá nhân đến giao tiếp đại chúng. Nếu mục tiêu là thay đổi hành vi, có thể cần phải liên lạc hai chiều, chẳng hạn như liên hệ trực tiếp hoặc qua điện thoại với các bên liên quan. Đối với thông tin chung, một chiều để thông báo cho các bên liên quan, quảng cáo trên báo hoặc tạp chí, tờ rơi hoặc thông báo dịch vụ công cộng trên truyền hình hoặc đài phát thanh có thể là một lựa chọn thích hợp.
Nhận phản hồi về hiệu quả
Thử nghiệm cuối cùng về hiệu quả của giao tiếp với các bên liên quan là nhận phản hồi từ chính các bên liên quan. Tiến hành nghiên cứu với tất cả các cử tri có liên quan để xác định xem các thông điệp mong muốn đã được nhận và kết quả mong muốn đạt được với nỗ lực truyền thông hay chưa. Nghiên cứu có thể ở dạng thư, Internet hoặc phỏng vấn qua điện thoại, tùy theo cách nào hiệu quả nhất trong việc tiếp cận đối tượng trong câu hỏi.
