Ước tính chi phí một cách chính xác là rất quan trọng vì nó giúp đưa ra cam kết đúng đắn về đô la cho một hoạt động kinh doanh. Quá trình này cần một chút kinh nghiệm, nghiên cứu, ra quyết định và phán đoán. Tuy nhiên, không có yếu tố nào trong số này sẽ tạo ra một ước tính chi phí tốt. Kết hợp lại, các nhà quản lý và nhà phân tích thực hành chuẩn bị kết hợp các dự toán có thể làm như vậy với độ chính xác đáng tin cậy. Đổi lại, công việc của họ sau đó có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định tài chính có ảnh hưởng đến định hướng của một tổ chức trong tương lai.
Độ chính xác là rất quan trọng
Độ chính xác của ước tính chi phí càng cao, việc lập kế hoạch và ra quyết định càng tốt trong việc dự đoán và điều chỉnh cho sự thay đổi trong tương lai. Điều này rất quan trọng khi các quyết định kinh doanh cần được đưa ra dựa trên những phỏng đoán có giáo dục, nơi một quyết định tồi tệ có thể dẫn đến việc mất lợi nhuận nghiêm trọng. Dự toán chi phí tốt cũng giúp giảm tỷ suất lợi nhuận hoạt động bằng cách tránh các chi phí không cần thiết.
Vấn đề với sự không chính xác
Ước tính xấu chi phí một doanh nghiệp theo hai cách. Rõ ràng, việc đánh giá thấp chi phí của một dự án có thể tạo ra một tình huống khẩn cấp tài chính nửa chừng hoặc tại một thời điểm quan trọng, có thể khiến rủi ro hoàn thành dự án. Không đủ nguồn lực hoặc hỗ trợ lao động có thể đóng cửa một dự án một cách hiệu quả, khiến cho việc hoàn thành tốn kém hơn do chậm trễ. Tất cả sự gia tăng chi phí bất ngờ này sau đó làm giảm hoặc loại bỏ lợi nhuận. Đánh giá quá cao tạo ra chất béo trong dự án với quá nhiều tài nguyên. Các khoản tiền có giá trị bị lãng phí khi tiêu thụ quá mức, một lần nữa giảm đô la có thể được quy cho lợi nhuận.
Giữ đúng tiến độ
Ước tính chi phí chính xác buộc một dự án kinh doanh phải đúng tiến độ và đi đúng hướng. Riêng với các dự án của khách hàng, một khi ước tính được xác nhận, doanh nghiệp phải ở trong ngân sách nếu không muốn mất tiền. Điều này có tác động gợn lên tất cả các hoạt động kinh doanh trực tuyến tại hoặc dưới mức ngân sách trong khi đáp ứng tất cả các mục tiêu của khách hàng, bao gồm lịch trình và giao hàng.
Ra quyết định tốt
Các quyết định kinh doanh tốt chỉ tốt như dữ liệu mà họ dựa trên. Tầm quan trọng của ước tính chi phí chính xác trở nên quan trọng khi các quyết định có thể dẫn đến thay đổi xảy ra. Đầu tư của các quỹ theo hướng mới cũng như cắt giảm chi phí để tiết kiệm đều phụ thuộc rất nhiều vào ước tính chi phí là chính xác. Các số giả định sau đó được xây dựng thành các cam kết, hợp đồng, ngân sách, mua sắm và kế toán dồn tích. Nếu dữ liệu hóa ra là sai, thì những thay đổi khẩn cấp tiếp theo phải được thực hiện vào giây cuối cùng để bù lại. Tránh tình huống như vậy làm cho việc ước tính ngay lần đầu tiên trở nên quan trọng.
