Hệ thống quản lý hồ sơ thành công lưu trữ an toàn hồ sơ và tạo ra một phương pháp tổ chức để tạo, bảo trì, sử dụng và xử lý hồ sơ. Việc tạo và cập nhật liên tục các hướng dẫn quản lý hồ sơ là điều cần thiết để duy trì tính toàn vẹn của hệ thống. Với hướng dẫn cho các yêu cầu thông tin, phương thức nhập, thời gian lưu trữ và sao lưu, quy định bảo mật và báo cáo chính xác, bạn có thể tạo một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.
Thông tin
Xây dựng hướng dẫn cho loại thông tin mà công ty bạn muốn và cần lưu trữ. Điều này nên bao gồm hợp đồng, hồ sơ nhân viên, tài liệu hợp nhất, hồ sơ khách hàng, dữ liệu quy định, hồ sơ tài chính và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác mà doanh nghiệp cần. Lập danh sách này bằng cách tham khảo ý kiến của nhiều bộ phận để đảm bảo tính đầy đủ và tuân thủ mọi nhu cầu chức năng. Xem lại danh sách cuối cùng với tư vấn pháp lý của công ty bạn để xác minh rằng thông tin cần thiết để đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý được bao gồm trong hướng dẫn lưu trữ quản lý hồ sơ của bạn.
Phương thức nhập liệu
Tạo ra một phương pháp cho đầu vào bản ghi cho từng loại bản ghi. Các bản ghi có thể được nhập thủ công, được nhập từ các hệ thống bổ sung hoặc đầu vào thông qua hệ thống quét. Những phương thức nhập liệu này đáng tin cậy và an toàn. Đối với trao đổi điện tử, đặt trong kiểm tra dự phòng để đảm bảo chuyển chính xác. Đối với đầu vào thủ công, bắt đầu một hệ thống kiểm tra chất lượng để đảm bảo độ chính xác.
Lưu trữ
Chỉ định thời gian lưu trữ cho từng loại bản ghi được nhập vào hệ thống. Các mốc thời gian nên xem xét các nghĩa vụ pháp lý, các ràng buộc hệ thống dữ liệu và chức năng. Đối với các bản ghi hiếm khi được truy cập, hãy xem xét một hệ thống lưu trữ bổ sung cho phép thỉnh thoảng truy cập vào các bản ghi. Những hồ sơ này có thể được nén để giảm thiểu nhu cầu lưu trữ. Lưu trữ các bản ghi khỏi hệ thống hồ sơ chính của bạn cho phép các bản ghi được sử dụng thường xuyên được kéo nhanh hơn. Nguyên tắc quản lý hồ sơ của bạn nên bao gồm các quy trình sao lưu thường xuyên và tốt nhất là lưu trữ các bản ghi quan trọng ngoài trang web.
Bảo vệ
Một kế hoạch bảo mật chuyên sâu là một phần thiết yếu trong kế hoạch quản lý hồ sơ của bạn. Nhóm hồ sơ thành các nhóm phân loại bảo mật và gán quyền truy cập an toàn, được bảo vệ bằng mật khẩu cho các nhóm nhân viên phù hợp. Việc kiểm tra bảo mật này cũng nên được áp dụng cho bất kỳ ai có quyền truy cập vào dữ liệu đầu vào, thực hiện bảo trì và sử dụng hoặc hủy hồ sơ. Thường xuyên xem xét giải phóng mặt bằng an ninh để đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ của công ty và quy định. Kết hợp giải phóng mặt bằng an ninh vào các thủ tục nhân viên mới và chấm dứt các thủ tục nhân viên.
Báo cáo
Báo cáo thường xuyên nên là một phần của hệ thống quản lý hồ sơ của bạn. Các báo cáo này phải bao gồm danh sách người dùng đã truy cập dữ liệu nhạy cảm, mọi thay đổi về giải phóng mặt bằng bảo mật, báo cáo lỗi cho các hồ sơ không đầy đủ và hồ sơ có thể bị xử lý. Thêm báo cáo cho bất kỳ khu vực dữ liệu quan trọng.
