Hầu như mọi tổ chức đều phụ thuộc vào máy tính hoặc thiết bị máy tính cho một số chức năng và nhiều tổ chức dựa vào nhân viên để sử dụng máy tính mỗi ngày. Mặc dù các thẻ giá mà các máy này mang theo, nhưng chúng mang lại lợi nhuận cho tổ chức đầu tư trực tuyến dưới dạng tăng hiệu quả, thuyết trình chuyên nghiệp hơn và thậm chí tăng cường giao tiếp.
Hiệu quả
Vào thời trước khi máy tính trở nên phổ biến trong các tổ chức của Mỹ, nhân viên trong các vai trò có chức năng phức tạp như kế toán và phân tích thường phải thực hiện các tính toán nâng cao với ít hơn một cây bút chì, giấy và máy tính. Nhân viên được giao nhiệm vụ tạo tài liệu cũng phải viết ra sản phẩm của họ bằng tay. Máy tính đã giới thiệu một yếu tố điện tử cho phép nhân viên tạo các tệp kỹ thuật số mà không cần phải viết trên giấy và bảng tính điện tử cho phép nhân viên thực hiện các phép tính toán học phức tạp bằng cách chỉ cần nhập chúng vào máy. Khi một tổ chức mở rộng 4 giờ ở St. Paul, Trin.,. giới thiệu máy tính vào năm 1986, theo Tạp chí Mở rộng, các đại lý đã nhanh chóng nhận ra hiệu quả đạt được trong việc sản xuất tài liệu đào tạo và thậm chí tạo ra các thông cáo báo chí.
Chuyên nghiệp
Giống như máy tính cho phép nhân viên tạo tài liệu hiệu quả hơn, máy móc cũng giúp nhân viên mang lại cho những tài liệu đó một diện mạo tinh tế và chuyên nghiệp. Ví dụ, thay vì gửi bản thảo viết tay hoặc đánh máy cho một tờ báo hoặc ấn phẩm địa phương, nhân viên có thể tạo tài liệu trong ứng dụng phần mềm, kiểm tra điện tử về lỗi chính tả và ngữ pháp và gửi tài liệu trực tiếp cho biên tập viên. Các chuyên gia bán hàng có thể sử dụng máy tính để tạo biểu đồ và biểu đồ thể hiện lợi thế của sản phẩm và dịch vụ của họ và người thuyết trình có thể sử dụng máy tính để phát triển và cung cấp các trình chiếu slide chuyên nghiệp, hoạt hình và thậm chí tương tác.
Chia sẻ dữ liệu
Trong một danh sách các lợi thế văn phòng mà máy tính cung cấp, trang web về Luật Spam đã liên tục thừa nhận khả năng của máy tính và mạng để tạo điều kiện chia sẻ thông tin. Nhân viên ở một địa điểm có thể tạo tài liệu điện tử và nhân viên ở một địa điểm khác - thậm chí ở một quốc gia khác - chỉ có thể truy xuất tài liệu sau đó. Vì các tệp điện tử chỉ chiếm một lượng không gian vật lý rất nhỏ, nhân viên cũng có thể mang theo các tệp khi đi du lịch hoặc truy cập điện tử từ một địa điểm từ xa.
Giao tiếp
Máy tính cho phép giao tiếp điện tử và hình thức truy cập tức thời này được cho là một trong những lợi thế quan trọng nhất mà máy tính có thể cung cấp cho một tổ chức. Sử dụng giao tiếp điện tử như email, nhắn tin tức thời và webcast, các nhà lãnh đạo tổ chức có thể giao tiếp với một số lượng lớn nhân viên trong thời gian thực bất kể vị trí thực tế. Máy tính cũng giúp tạo điều kiện giao tiếp điện tử với các bên liên quan lớn khác như nhà đầu tư và nhà cung cấp và khách hàng có thể sử dụng giao tiếp điện tử để nhanh chóng nhận dịch vụ hoặc thậm chí đặt hàng. Máy tính thậm chí có thể giúp các tổ chức cắt giảm chi phí liên lạc bằng cách tạo điều kiện cho các hội nghị video giảm đi du lịch vật lý hoặc thiết lập kết nối bằng giọng nói loại bỏ nhu cầu sử dụng điện thoại truyền thống.
