Các công ty thường xuyên gia hạn tín dụng cho những khách hàng hứa sẽ trả số tiền đến hạn vào một ngày trong tương lai. Tín dụng này có hai hình thức chính, tài khoản phải thu và ghi chú khoản phải thu. Các khoản phải thu đại diện cho các tài khoản khách hàng hứa sẽ thanh toán vào ngày đáo hạn, xảy ra ngay sau khi mua hàng. Ghi chú khoản phải thu đại diện cho những khách hàng nợ tiền và hứa sẽ trả trong một khoảng thời gian dài hơn. Ghi chú phải thu xảy ra khi khách hàng ký vào một tài liệu gọi là giấy ghi nợ và đồng ý trả mệnh giá của ghi chú vào một ngày cụ thể cùng với tiền lãi.
Tạo ghi chú phải thu
Khi một công ty đồng ý chấp nhận một ghi chú hứa hẹn từ khách hàng, công ty phải ghi lại một ghi chú phải thu trong hồ sơ kế toán của mình. Mỗi lưu ý kỳ hạn bao gồm mệnh giá của ghi chú hoặc số tiền nợ, ngày đáo hạn và lãi suất. Tài khoản phải thu thể hiện một tài sản và duy trì số dư nợ thông thường. Khi công ty ghi lại ghi chú nhận được từ khách hàng, công ty sẽ ghi nợ tài khoản phải thu cho số tiền còn nợ và ghi có Doanh số.
Hồ sơ thanh toán ghi chú phải thu
Khi khách hàng thanh toán kỳ phiếu, ngần ngại cũng trả tiền lãi tích lũy trên giấy bạc. Công ty tính toán số tiền lãi còn nợ bằng cách nhân giá trị mệnh giá của kỳ phiếu nhân với số lần lãi suất nhân với khung thời gian. Công ty tính toán khung thời gian bằng cách chia số ngày ghi chú là nổi bật cho số ngày trong một năm, hoặc 365.
Công ty ghi lại khoản thanh toán nhận được bằng cách ghi nợ Tiền mặt cho toàn bộ số tiền đã nhận, ghi có Ghi chú Phải thu cho mệnh giá của ghi chú và ghi có Doanh thu lãi cho số tiền lãi được tính.
Ghi giảm giá ghi chú phải thu
Đôi khi một công ty cần tiền mặt trước khi khách hàng thanh toán kỳ phiếu. Công ty có thể giảm giá ghi chú với một tổ chức tài chính. Tổ chức tài chính trả tiền mặt cho công ty để đổi lấy quyền thu thập trên ghi chú. Các tổ chức tài chính tính tỷ lệ chiết khấu cho dịch vụ này. Công ty xác định số tiền chiết khấu bằng cách nhân giá trị đáo hạn của ghi chú, là mệnh giá cộng với tổng tiền lãi, nhân với tỷ lệ chiết khấu nhân với khung thời gian còn lại trước khi ghi chú đáo hạn. Công ty tính toán khung thời gian bằng cách chia số ngày cho đến ngày đáo hạn cho số ngày trong một năm.
Công ty ghi lại việc chiết khấu ghi chú bằng cách ghi nợ Tiền mặt cho số tiền nhận được, ghi có Ghi chú Phải thu cho mệnh giá của ghi chú và ghi có Doanh thu lãi cho khoản chênh lệch.
Báo cáo ghi chú phải thu
Khung thời gian cho các khoản phải thu thay đổi từ vài tháng đến vài năm. Nếu một khoản nợ phải thu đáo hạn dưới một năm, nó đại diện cho một tài sản hiện tại. Nếu một khoản nợ phải thu đáo hạn trong hơn một năm, nó đại diện cho một tài sản không lưu hành. Tất cả các ghi chú phải thu đại diện cho tài sản cho công ty. Công ty báo cáo các tài sản này trên bảng cân đối. Ghi chú hiện tại phải thu xuất hiện trong phần tài sản hiện tại của bảng cân đối kế toán. Ghi chú không lưu hành phải thu xuất hiện trong phần tài sản không lưu hành của bảng cân đối kế toán.
