Ghi chú phải thu và các khoản phải thu đều hiển thị trên bảng cân đối kế toán của bạn dưới dạng tài sản. Các khoản phải thu theo dõi số tiền bạn nợ nhưng chưa nhận được. Ghi chú phải thu quá, nhưng danh mục này chỉ bao gồm các khoản nợ có ghi chú kỳ hạn kèm theo. Các khoản nợ được ghi dưới dạng ghi chú phải thu thường được trả lại trong một thời gian dài hơn.
Những tài khoản có thể nhận được
Giả sử công ty của bạn cung cấp 2.000 đô la vòng bi cho khách hàng. Nếu họ không trả trước, bạn sẽ xuất trình hóa đơn cho họ, sau đó nhập 2.000 đô la nợ trong hồ sơ kinh doanh của bạn. Trừ khi bạn điều hành doanh nghiệp của mình một cách nghiêm túc trên cơ sở tiền mặt, bạn sẽ tính 2.000 đô la là thu nhập sau khi bạn giao vòng bi. Khi bạn cập nhật bảng cân đối kế toán, bạn lấy tổng số tiền khách hàng nợ bạn và ghi lại vào tài khoản phải thu. Giống như 2.000 đô la được tính là thu nhập, trên bảng cân đối kế toán bạn coi đó là tài sản.
Ghi chú hứa hẹn
Các khoản nợ trong tài khoản phải thu thường là ngắn hạn với khoản thanh toán đáo hạn trong 30 ngày hoặc ít hơn. Có thể không có gì bằng văn bản ngoài hóa đơn của bạn, nhưng bạn vẫn có quyền thanh toán một khi bạn giao hàng. Nếu khách hàng muốn thanh toán trong một thời gian dài hơn hoặc bạn không chắc họ đáng tin cậy, bạn có thể muốn xác nhận khoản nợ bằng một giấy nợ.
Một ghi chú hứa hẹn là một IOU bằng văn bản. Giả sử bạn ký hợp đồng cho một công việc tu sửa $ 30.000, nhưng khách hàng không thể trả cho bạn trong sáu tháng. Bạn yêu cầu họ ký một giấy xác nhận có ghi "Tôi, John Q. Khách hàng, nợ 15.000 đô la do sáu tháng kể từ ngày này." Thông thường, ghi chú đặt lãi suất quá. Viết đúng, ghi chú là ràng buộc pháp lý. Đó cũng là "có thể thương lượng", ví dụ, nếu bạn bán hoặc đưa ghi chú cho người khác, họ có cùng yêu cầu về tiền của John Q. mà bạn làm.
Nếu một khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán hóa đơn phải thu của họ, một số doanh nghiệp sẽ cung cấp thêm thời gian để thanh toán, đổi lại việc ký một ghi chú hứa hẹn đưa ra các điều khoản mới.
Ghi chú phải thu
Nếu khách hàng của bạn nợ các khoản nợ có ghi chú kỳ hạn kèm theo, bạn ghi lại các khoản nợ theo ghi chú phải thu. Điều này đi trên bảng cân đối kế toán riêng biệt với các khoản phải thu, mặc dù nó vẫn được tính là một tài sản. Giả sử khách hàng của bạn chậm hai tháng khi thanh toán hóa đơn $ 1,100. Bạn cung cấp thêm ba tháng thời gian để trả tiền, đổi lại là một giấy nợ và khách hàng đồng ý. Bạn trừ $ 1,100 từ các khoản phải thu và nhập vào ghi chú phải thu.
Các khoản phải thu đi vào sổ sách như một tài sản hiện tại. Bạn làm tương tự cho phần ghi chú phải thu mà bạn mong đợi sẽ được giải quyết trong năm tới. Số tiền bạn sẽ nhận được hơn 12 tháng được chuyển vào sổ sách như một tài sản không phải là hiện tại.
