Sau khi hoàn thành, các mẫu W-9 của nhà cung cấp, dịch giả tự do và nhà thầu của bạn sẽ không hết hạn. Tuy nhiên, IRS yêu cầu thay thế chúng khi thông tin cụ thể được thay đổi, bao gồm thay đổi về tên, loại thực thể kinh doanh hoặc số ID người nộp thuế. Mặc dù IRS không yêu cầu, doanh nghiệp của bạn có thể yêu cầu các mẫu W-9 được cập nhật cho mục đích duy trì hồ sơ chính xác của các nhà cung cấp dịch vụ của bạn.
Lời khuyên
-
Các mẫu W-9 bao gồm thông tin thuế quan trọng về các nhà cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp của bạn và chúng không hết hạn. Tuy nhiên, một số thay đổi nhất định đối với thông tin có thể dẫn đến yêu cầu W-9 mới.
Mục đích của W-9
Các mẫu IRS W-9 được các doanh nghiệp sử dụng để thu thập thông tin người nộp thuế của các nhà cung cấp dịch vụ không phải là nhân viên. Các công ty tài chính cũng sử dụng mẫu W-9 để báo cáo tiền lãi và cổ tức chịu thuế cho khách hàng của họ. Thông tin được nhập trong biểu mẫu được gửi tới IRS để ghi lại các khoản thanh toán mà doanh nghiệp đã thực hiện cho các dịch giả tự do, nhà thầu độc lập và nhà cung cấp đã được trả hơn 600 đô la cho các dịch vụ được thực hiện trong suốt một năm dương lịch. IRS yêu cầu các cá nhân phải điền vào mẫu với tên, địa chỉ, số ID thuế hoặc số An sinh xã hội và chữ ký của họ. Các nhà cung cấp và nhà thầu độc lập được hỏi về tên doanh nghiệp của họ, loại thực thể kinh doanh, số nhận dạng nhân viên và chữ ký của hiệu trưởng. Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ phải nêu rõ họ được miễn hay không được miễn dự phòng.
Khi cần mẫu W-9 mới
Để đảm bảo rằng thu nhập được báo cáo bởi một doanh nghiệp khớp với thông tin được nộp trên tờ khai thuế của nhà cung cấp dịch vụ, IRS yêu cầu thay thế mẫu W-9 hiện có trong một số trường hợp. Cần có W-9 mới nếu tên của một người thay đổi, chẳng hạn như sau khi kết hôn; tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ không yêu cầu thay thế W-9. Một lý do khác sẽ là nếu một doanh nghiệp thay đổi từ một loại pháp nhân sang loại khác. Ví dụ: nếu quyền sở hữu duy nhất thay đổi thành LLC, thì cần có mẫu W-9 mới. Tương tự, việc thay đổi từ số ID người nộp thuế sang số nhận dạng chủ nhân sẽ yêu cầu một hình thức thay thế.
Thay đổi trong giữ lại sao lưu
IRS có thể hướng dẫn một doanh nghiệp giữ lại phần trăm thu nhập được trả cho các nhà cung cấp dịch vụ cụ thể. Điều này được gọi là giữ lại dự phòng. Tiền được doanh nghiệp giữ lại và gửi cho IRS vì những lý do có thể bao gồm thanh toán thuế không đủ, số ID thuế không chính xác hoặc không cung cấp số ID thuế. IRS yêu cầu một mẫu W-9 mới khi một doanh nghiệp được yêu cầu bắt đầu giữ lại dự phòng cho một freelancer, nhà thầu độc lập hoặc nhà cung cấp. Mẫu thay thế phải chỉ ra sự thay đổi trong khấu trừ dự phòng từ miễn sang không miễn.
