Bạn có thể tăng cơ hội nhận được thiết bị, phần mềm, vật tư, nhân viên hoặc các tài nguyên khác mà bạn cần nếu bạn tập trung vào lợi ích của họ cho công ty của bạn, thay vì chỉ cho chính bạn hoặc bộ phận của bạn. Xác định cách các tài nguyên cần thiết sẽ giúp cắt giảm chi phí hoặc tăng lợi nhuận sẽ giúp bạn tranh luận mạnh mẽ mỗi khi bạn yêu cầu thêm trợ giúp.
Tìm khách hàng tiềm năng của bạn
Câu dẫn là phần mở đầu cho người đọc biết tại sao bức thư lại quan trọng. Quyết định tuyên bố chính mà bạn muốn đưa ra để chứng minh cho yêu cầu của bạn về các tài nguyên bổ sung và sử dụng điều đó để bắt đầu thư của bạn. Đây có thể là một khẳng định rộng rãi, chẳng hạn như nói rằng các tài nguyên mà bạn yêu cầu sẽ giúp tăng doanh thu hoặc cắt giảm chi phí. Sau đó, bạn cung cấp hỗ trợ cho yêu cầu của bạn trong cơ thể của bức thư.
Ví dụ: nếu bạn đang yêu cầu phần mềm mới cho bộ phận kế toán, bạn có thể bắt đầu thư của mình với, tôi muốn yêu cầu hai giấy phép phần mềm ABC cho bộ phận kế toán, điều này sẽ giúp công ty giảm số lượng đơn đặt hàng bị mất và tăng Doanh thu của công ty. Sau đó, bạn sẽ giải thích rằng phần mềm sẽ cho phép bạn xử lý và phê duyệt tài khoản khách hàng mới nhanh hơn, giúp giao hàng nhanh hơn và giúp thu thập các khoản phải thu sớm hơn.
Nhận hỗ trợ
Viết danh sách những người sẽ được hưởng lợi từ yêu cầu của bạn ngoài những người sẽ trực tiếp sử dụng tài nguyên. Ví dụ: nếu bạn đang yêu cầu các tài nguyên giúp bạn tiến hành kiểm tra tín dụng nhanh hơn đối với khách hàng tiềm năng, điều này sẽ giúp bộ phận bán hàng của bạn tránh mất khách hàng tiếp tục mua sắm cho nhà cung cấp khác trong khi chờ phê duyệt. Liên hệ với bộ phận bán hàng và yêu cầu họ cho phép sử dụng chứng thực yêu cầu của bạn. Tìm kiếm các vấn đề mà tài nguyên mới của bạn sẽ giải quyết và tìm những người bị ảnh hưởng bởi những vấn đề đó.
Chạy số
Viết một danh sách các cách mà yêu cầu của bạn sẽ tiết kiệm tiền của công ty hoặc tăng doanh số. Ngay cả khi bạn đang yêu cầu tài nguyên cho một thứ gì đó có lợi ích vô hình rõ ràng, bạn vẫn có thể tìm thấy lợi ích tài chính. Ví dụ: nếu bạn muốn các nguồn lực bắt đầu chương trình chăm sóc sức khỏe nhân viên, hãy gặp bộ phận nhân sự của bạn để xác định chi phí cho công ty vắng mặt, yêu cầu bảo hiểm y tế, doanh thu của nhân viên, yêu cầu bồi thường của công nhân và các tổn thất năng suất khác mà chương trình chăm sóc sức khỏe có thể giảm hoặc giảm nhẹ.
Liệt kê các lợi ích định tính
Một số lợi ích mà tài nguyên bạn yêu cầu sẽ cung cấp có thể không dễ dàng định lượng được, nhưng cấp trên của bạn vẫn có thể thấy chúng sẽ ảnh hưởng tích cực đến công ty như thế nào.Những lợi ích như vậy có thể bao gồm tinh thần nhân viên được cải thiện, giảm doanh thu, tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm lợi nhuận của khách hàng và cải thiện năng suất và hiệu quả.
Hiển thị tỷ lệ chi phí / lợi ích
Nếu có thể, kết thúc thư của bạn bằng cách hiển thị tỷ lệ chi phí / lợi ích của yêu cầu của bạn. Liệt kê tất cả các chi phí liên quan đến yêu cầu của bạn, sau đó liệt kê các lợi ích định lượng và định tính mà cấp cho bạn các tài nguyên được yêu cầu sẽ cung cấp. Viết thư của bạn bằng cách nói với họ những gì bạn sẽ nói với họ. Noi vơi họ. Nói với họ những gì bạn đã nói với họ, định dạng, bắt đầu bằng một sự dẫn dắt mạnh mẽ, hỗ trợ nó trong phần thân của bức thư và hoàn thiện bằng một bản tóm tắt.
