Làm thế nào để phác thảo một phản hồi cho RFP

Yêu cầu đề xuất (RFP) là một tuyên bố bằng văn bản của khách hàng thể hiện nhu cầu kinh doanh và hỏi bạn đề xuất giải quyết nhu cầu đó như thế nào và dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn sẽ có giá bao nhiêu. Tạo một phác thảo trước khi viết phản hồi cho RFP của khách hàng giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu dự án đã được giải quyết và đề xuất của bạn phù hợp với định dạng tài liệu được chỉ định bởi RFP.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Yêu cầu tài liệu đề xuất
Ứng dụng xử lý văn bản
Máy in

Đọc kỹ RFP của khách hàng để chắc chắn rằng bạn hiểu đầy đủ các kỳ vọng. Làm rõ bất kỳ câu hỏi sớm hơn là sau này. Hầu hết các RFP chỉ định thời gian trả lời câu hỏi cho người trả lời.

Tạo phác thảo theo định dạng và thứ tự được xác định trong RFP để thể hiện khả năng làm theo chỉ dẫn. Một số RFP rời khỏi tổ chức của đề xuất cho bạn, trong khi những người khác có yêu cầu cấu trúc rất chi tiết. Bỏ qua hoặc giải thích sai về họ là một trong những cách nhanh nhất để khiến đề xuất của bạn không được xem xét.

Sử dụng các chữ số La Mã (như I, II, III) cho mỗi phần chính. Các phần phụ được thụt lề bằng chữ in hoa (như A, B, C). Các phần dưới đây được ký hiệu bằng các số (chẳng hạn như 1, 2, 3). Nếu một tiểu mục khác là bắt buộc, sử dụng các chữ cái viết thường (chẳng hạn như a, b, c).

Chữ số La Mã I có thể được sử dụng làm tổng quan hoặc tóm tắt của phản hồi RFP. Thể hiện phạm vi dịch vụ và yêu cầu của khách hàng trong phần đầu tiên này. Giải thích cách dự án sẽ được tiếp cận và tại sao phương pháp này sẽ giải quyết tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Tiếp tục viết các tiêu đề và danh mục của dự án như được trình bày bởi khách hàng bằng cách sử dụng kết hợp các chữ số, chữ cái và số La Mã.

Brainstorm trả lời cho từng phần và (các) tiểu mục bằng cách viết phản hồi cho từng yêu cầu của khách hàng. Đối với dự thảo ban đầu, từ và cụm từ có thể được sử dụng. Lặp lại bước này cho tất cả các phần.

Tìm hiểu ý tưởng của bạn và thêm nội dung chi tiết cho từng ý tưởng để giải quyết đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Đề xuất của bạn có thể sẽ bao gồm một số "văn bản soạn sẵn" của công ty bạn hoặc văn bản tiêu chuẩn, có thể sử dụng lại. Chỉ ra trong phác thảo của bạn, nơi nồi hơi sẽ được sử dụng và mức độ cần sửa đổi cho RFP cụ thể này. Đừng lạm dụng nồi hơi hoặc sử dụng nó để vỗ béo đề xuất của bạn. Khách hàng tiềm năng đánh giá cao các đề xuất ngắn gọn, chi tiết và có thể hành động.