Bất kỳ dự án hoặc tổ chức sử dụng tài chính hoặc tài nguyên khác để vận hành đều sử dụng đánh giá chi phí. Nói chung, đánh giá chi phí là quá trình xác định cách sử dụng tài nguyên. Nó có thể ở bất kỳ quy mô nào, từ tập trung như một dự án hoặc đơn vị của một tổ chức, đến các nghiên cứu so sánh rộng về phân bổ nguồn lực trong toàn bộ mạng lưới các tổ chức. Nói chung, đánh giá chi phí chỉ là một phần của phân tích lợi ích chi phí rộng hơn, với mục tiêu xác định liệu các tài nguyên có được sử dụng hiệu quả hay không.
Xác định chi phí
Một trong những bước trong việc theo dõi việc sử dụng tài nguyên trong dự án hoặc tổ chức là xác định các chi phí liên quan đến bất kỳ hoạt động nào đang được đánh giá. Ví dụ: đánh giá chi phí của chủ cửa hàng sẽ bao gồm các chi phí như lương nhân viên, bảo trì và bảo mật tòa nhà, mua sản phẩm, v.v. Phần đánh giá chi phí này cũng nên tính đến loại chi phí. Một ví dụ về chi phí cố định, không thay đổi theo cấp độ hoạt động, sẽ là cho thuê và sưởi ấm không gian cửa hàng. Mặt khác, chi phí biến đổi có thể là chi phí của các sản phẩm được cung cấp tại các thời điểm khác nhau trong năm.
Sử dụng tài nguyên trên mỗi đơn vị
Một khía cạnh khác của đánh giá chi phí có liên quan đến việc xác định cách phân phối tài nguyên giữa các đơn vị riêng lẻ. Đối với mục đích đánh giá, một đơn vị trực tuyến, là một phép đo hoạt động tùy ý trong một dự án hoặc tổ chức. Trong chăm sóc sức khỏe, ví dụ, một đơn vị có thể là một chuyến thăm tư vấn. Trong dự án số hóa tại Biblioteca Nacional của Tây Ban Nha, các đơn vị khả thi có thể là việc sản xuất các đĩa CD riêng lẻ hoặc các bản sao kỹ thuật số khác.
Giá trị của đơn vị
Tính toán chi phí của các đơn vị trong phân tích ngân sách có nghĩa là gán giá trị bằng số cho các khía cạnh riêng lẻ của một dự án hoặc bộ phận của một tổ chức. Nếu một chủ cửa hàng bán cà phê và phải mất 1.000 đô la mỗi ngày để trả cho việc xay, đường, kem, cốc, bảo trì máy pha cà phê, lương nhân viên và tất cả các chi phí khác để cung cấp cà phê cho khách hàng, thì giá trị của một đơn vị (nghĩa là thời gian và tiền bạc để làm một tách cà phê) sẽ là 1.000 đô la chi tiêu mỗi ngày để cung cấp cà phê, chia cho tổng số cốc được bán trong một ngày.
Các loại phân tích
Đánh giá chi phí có thể dành cho các dự án đơn lẻ hoặc các bộ phận của một tổ chức, phân tích toàn công ty về chi phí hoặc nghiên cứu so sánh của nhiều tổ chức. Loại phân tích cuối cùng này có thể hữu ích cho các phòng ban hoặc dự án được tài trợ bởi tiền thuế, như một cách thể hiện tác động của những chi phí đó đối với xã hội. Tìm ra các giá trị đơn vị rất quan trọng vì nó có thể được so sánh với doanh thu từ các đơn vị riêng lẻ để xem liệu một dự án cụ thể hoặc bộ phận công ty có lợi nhuận hay hiệu quả. Điều này được gọi là một phân tích lợi ích chi phí.
