Thư nhắc nhở rất hữu ích khi liên hệ với những khách hàng có thể đã quên thanh toán hóa đơn, cũng như liên hệ với mọi người để nhắc nhở họ về một cuộc hẹn hoặc sự kiện. Đối với những khách hàng sử dụng email thường xuyên, bạn có thể gửi email nhắc nhở, đây là một cách rất thuận tiện để tiếp cận họ nhanh chóng. Thư trực tuyến yêu cầu sự chú ý chi tiết đến từng từ để đảm bảo rằng thư của bạn không có vẻ hung dữ hoặc thô lỗ, và ngữ pháp chính xác là điều bắt buộc.
Kiểm tra tính chính xác của thông tin bạn muốn nhắc nhở người đó. Gửi một lời nhắc thu thập với thông tin không chính xác sẽ gây nhầm lẫn và có thể khiến khách hàng tức giận. Bổ nhiệm và nhắc nhở sự kiện cũng nên bao gồm thông tin chính xác để đảm bảo rằng các cá nhân sẽ thực hiện cuộc hẹn hoặc tham dự sự kiện đó khi họ được yêu cầu.
Xác nhận khả năng thông tin của bạn không chính xác hoặc khách hàng đã gửi thanh toán. Một tuyên bố cho thấy rằng bạn chỉ có thể xem hồ sơ của riêng bạn và bạn không có thông tin nào khác mà bạn có thể giới thiệu có thể giúp người đọc thư hiểu mục tiêu của bạn từ quan điểm của bạn. Công nhận nếu bên gần đây đã gửi một khoản thanh toán và khoản thanh toán này không được phản ánh trong thư sẽ hạn chế phản hồi tức giận từ người nhận thư nhắc nhở.
Hãy lịch sự và đối xử với khách hàng như bạn muốn được đối xử, nếu bạn được gửi thư nhắc nhở. Quá khổ, tính toán sai lầm và hoàn cảnh giảm nhẹ xảy ra trong cuộc sống của mọi người. Những bình luận quá thô lỗ hoặc thiếu tôn trọng trong thư nhắc nhở tài chính sẽ không giúp nhận được tiền từ người mà bạn đang gửi thư. Thay vào đó, hãy giữ thư chính xác và chỉ thảo luận về các chi tiết cụ thể của tài khoản một cách lịch sự - tránh nhận xét thô lỗ hoặc gây tổn thương.
Bao gồm thông tin thanh toán gốc khi gửi thư nhắc nhở yêu cầu thanh toán. Nhiều khách hàng sẽ yêu cầu xem hóa đơn gốc nếu họ quên tài khoản này để làm gì. Để tiết kiệm thời gian, hãy bao gồm hóa đơn gốc trong thư nhắc nhở cho khách hàng. Thông tin thanh toán ban đầu có thể là một liên kết đến tài khoản của khách hàng trực tuyến khi bạn gửi thư nhắc nhở qua email.
Yêu cầu trả lời. Yêu cầu phản hồi từ khách hàng có thể bao gồm yêu cầu chuyển khoản thanh toán, gọi điện thoại trả lời, trả lời email hoặc điền thông tin liên hệ chính xác và gửi lại cho bạn. Bằng cách yêu cầu phản hồi từ khách hàng, theo cách lịch sự, bạn có thể mở khách hàng hơn để thảo luận về tài khoản và nhận thanh toán từ khách hàng.
Cung cấp thông tin liên lạc để tiếp cận với bạn. Đảm bảo rằng bạn có tất cả thông tin liên lạc của bạn trên email nhắc nhở. Một địa chỉ vật lý hoặc địa chỉ gửi thư có thể không đủ; bao gồm email, trang web, số điện thoại và số fax để cung cấp cho khách hàng càng nhiều cách để liên lạc với bạn càng tốt.
