Mọi người có cuộc sống bận rộn và không bao giờ nhớ khi nào họ cần làm gì đó. Gửi thư nhắc nhở về thời hạn có thể chỉ đơn giản là một phép lịch sự chuyên nghiệp hoặc nó có thể là một phần của hệ thống tài khoản của bạn. Âm của những chữ cái này phụ thuộc vào lý do tại sao bạn gửi lời nhắc. Ví dụ: bạn sẽ sử dụng giọng điệu hỗ trợ nếu bạn nhắc nhở các bậc cha mẹ bận rộn về thời hạn đăng ký trại hè. Một lá thư kinh doanh đe dọa hành động pháp lý nếu một hóa đơn không được thanh toán đòi hỏi một cách tiếp cận khác. Thư nhắc nhở hiệu quả được gửi tốt trước thời hạn để cho người nhận thời gian hành động.
Viết thư với giọng điệu trò chuyện nếu bức thư có ý nghĩa như một lời nhắc nhở thân thiện. Đối với một lá thư thân thiện, hãy sử dụng đoạn đầu tiên để bắt đầu bức thư một cách nhẹ nhàng, chẳng hạn như quan sát về việc mùa xuân sẽ nhanh chóng kết thúc như thế nào, và điều đó có nghĩa là thời hạn đăng ký trại hè đang đến rất nhanh. Đối với một lá thư kinh doanh nghiêm khắc, hãy đi đến điểm ngay lập tức bằng cách cho biết lý do tại sao bạn viết và tại sao người nhận phải trả lời thư.
Bắt đầu đoạn thứ hai bằng cách nêu rõ thời hạn. Cung cấp thông tin rõ ràng, cụ thể về thời hạn, chẳng hạn như Thứ Tư, ngày 7 tháng 12, lúc 5 giờ chiều. ET. Thời gian là tùy chọn, nhưng hữu ích trong một số trường hợp nhất định.
Cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách đáp ứng thời hạn. Các khả năng bao gồm gửi một khoản thanh toán để nhận được vào hoặc trước thời hạn hoặc đăng ký trực tuyến cho một chức năng trước thời hạn. Liệt kê các thông tin liên quan khác như số tiền thanh toán đến hạn hoặc thông tin khác cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Nói cho người nhận hậu quả của việc bỏ lỡ thời hạn. Ví dụ, chỉ ra rằng những người đăng ký sau thời hạn sẽ trả phí cao hơn hoặc không có quy định nào cho việc đăng ký trễ.
Kết thúc bằng việc đóng cửa miễn phí, chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng".
