Nói lời tạm biệt không bao giờ là dễ dàng, cho dù đó là mối quan hệ cá nhân hay chuyên nghiệp mà bạn đang rời bỏ. Nhưng khi bạn chia tay khách hàng, bất kể lý do là gì, điều quan trọng là phải có chủ ý, minh bạch và khéo léo khi bạn chia sẻ tin tức. Khách hàng của bạn đã đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp của bạn và bạn nên đối xử với họ như vậy.
Tạo một lá thư có ý nghĩa
Viết thư chia tay cho khách hàng không phải phức tạp. Nhưng nó cần phải được thực hiện một cách kịp thời. Nhiều người trong chúng ta vội vã kết thúc vì sợ những cảm xúc sẽ nảy sinh hoặc họ bị lên kế hoạch kém hoặc bỏ qua hoàn toàn khi chúng ta tiến về phía trước theo hướng riêng của mình. Nó không phải theo cách đó. Đánh dấu dịp này và tôn vinh vai trò của khách hàng trong doanh nghiệp của bạn.
Biết người đọc của bạn
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng điều quan trọng là phải rõ ràng về lý do cho sự tương ứng với khách hàng. Bạn đang đi ra khỏi kinh doanh? Bạn đang nghỉ hưu? Hay bạn đang loại bỏ "vấn đề" khách hàng khỏi công ty của bạn? Bạn có một mối quan hệ chính thức hơn với khách hàng của bạn hoặc nó là bình thường hơn? Rõ ràng về việc bức thư được gửi đến ai và mối quan hệ của bạn với họ sẽ giúp bạn xác định cách viết với giọng nói phù hợp giải quyết các vấn đề trong tay.
Ví dụ: nếu bạn đang viết thư chia tay cho một nhóm khách hàng không mong muốn, bạn có thể sử dụng phương pháp được gọi là phương pháp tế thần, nói với bạn
Hãy gọn gàng, nhưng ấm áp
Rất có thể, bất kể lý do của bạn là gì, thư của bạn sẽ tác động đến khách hàng của bạn. Khi bạn đang viết thư, hãy nghĩ về tin nhắn của bạn. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích nhưng sử dụng giọng điệu thân thiện và dễ tiếp cận. Bạn đang chuyển tiếp thông tin đến khách hàng của mình và điều quan trọng là phải ngắn gọn nhất có thể. Giải thích dài với các chi tiết là không cần thiết;
Đừng chôn vùi Tin tức
Trong các mối quan hệ chuyên nghiệp, đoạn đầu của bức thư chia tay khách hàng cần chỉ rõ rằng mối quan hệ khách hàng đang bị chấm dứt, dòng thời gian và tình trạng dịch vụ đã thỏa thuận trong bất kỳ hợp đồng hoặc thỏa thuận nào được ban hành trước đó. Bằng cách này, bạn đặt âm báo và làm cho thư từ của bạn rõ ràng. Cố gắng phủ đường chấm dứt hoặc chôn giấu những tin tức xấu sẽ chỉ gây nhầm lẫn cho khách hàng.
Chuẩn bị cho khách hàng của bạn để thay đổi
Trong trường hợp bạn đang nói lời tạm biệt với khách hàng vì bạn sẽ rời công ty, hãy rõ ràng về những gì xảy ra tiếp theo. Khách hàng nên có một sự hiểu biết tốt vào cuối thư tại sao bạn lại rời đi, dòng thời gian của bạn và những gì họ có thể mong đợi. Luôn bao gồm một cách để khách hàng của bạn liên hệ với công ty của bạn và cho họ biết các bước tiếp theo.
Viết một lá thư chia tay cho khách hàng của bạn không phải là một kinh nghiệm tiêu cực. Trong thực tế, nó có thể tăng uy tín và tính chuyên nghiệp của bạn. Giữ nó đơn giản, ngắn gọn và rõ ràng và rất có thể, hành động của bạn sẽ được đánh giá cao.
