Bản ghi nhớ, hoặc bản ghi nhớ, là những thông tin liên lạc kinh doanh ngắn gọn nhằm phục vụ để có được những thông tin quan trọng đối với mọi người trong một định dạng ngắn gọn và dễ đọc. Một tiêu đề ghi nhớ rõ ràng là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ bản ghi nhớ nào vì nó chuẩn bị cho người đọc những gì sẽ đến. Quét nhanh tiêu đề cho thấy thông tin chính về người có liên quan đến chủ đề này, nội dung sẽ được giải quyết và khi nào bản ghi nhớ được gửi. Một định dạng tiêu đề nhất quán giúp nhân viên và đồng nghiệp dễ dàng đọc, hiểu và lưu trữ các tài liệu hữu ích này.
Định dạng từng bản ghi nhớ theo cùng một cách với, từ, ngày và dòng chủ đề được chỉ định rõ ràng. Các yếu tố này nên được in trên các dòng riêng biệt và bằng chữ in hoa.
Gõ tên và tiêu đề của tất cả người gửi và người nhận trong các phần đến to và và từ các phần của bản ghi nhớ. Bạn không cần sử dụng Ông hoặc Bà trong một bản ghi nhớ, mặc dù thỉnh thoảng Tiến sĩ được sử dụng. Bao gồm cả tên và họ của mỗi cá nhân để tránh nhầm lẫn.
Đặt ngày hiện tại trong phần Ngày tháng của nhóm của nhóm. Không bao gồm các ngày trong tuần, nhưng bao gồm cả năm.
Viết một dòng chủ đề ngắn gọn và thông tin. Tránh các chủ đề một hoặc hai từ mà không cần truyền tải đủ thông tin, chẳng hạn như Cập nhật công ty. Trực tiếp cho một chủ đề cho phép người nhận của bạn biết chính xác nội dung của bản ghi nhớ, chẳng hạn như Cập nhật mã trang phục của công ty.
Lời khuyên
-
Các yếu tố tiêu đề có thể được sắp xếp lại theo ý muốn. Một số công ty thích có dòng chủ đề cao hơn trong tiêu đề. Dù bạn chọn gì, hãy giữ nó nhất quán từ một bản ghi nhớ đến bản ghi nhớ tiếp theo.
Nếu bạn sử dụng một bảng ghi nhớ được in sẵn và viết chi tiết bằng tay, bạn không cần phải bao gồm dấu hai chấm sau mỗi thành phần của tiêu đề.
