Các cuộc gọi hội nghị cung cấp một giải pháp thuận tiện để nhóm của bạn cùng nhau thảo luận về một dự án, nhận thông tin cập nhật và đạt được sự đồng thuận. Nhiều công ty đã ký hợp đồng với các công ty dịch vụ hội nghị và các công ty này có thể cung cấp số điện thoại và mã truy cập dành riêng cho nhân sự, cùng với một tiện ích web lên lịch và thông báo các cuộc họp từ xa. Số điện thoại được chỉ định cung cấp sự linh hoạt trong việc tổ chức các cuộc gọi hội nghị bất cứ lúc nào và thông báo cuộc họp có thể được gửi qua email cho người tham gia. Ngân sách hoặc dịch vụ cuộc gọi hội nghị miễn phí cho các công ty nhỏ chỉ định số điện thoại từ xa tại thời điểm lên lịch, vì vậy việc lên lịch một cuộc họp trực tuyến đòi hỏi phải lập kế hoạch tối thiểu.
Hội nghị chuyên dụng
Mở tin nhắn e-mail mới hoặc yêu cầu gặp mặt (nếu ứng dụng e-mail của bạn có tính năng này, chẳng hạn như Microsoft Outlook). Nhập địa chỉ e-mail của người tham dự trong phần "Tới" hoặc "Người tham gia". Nhập chủ đề của cuộc họp trong dòng "Chủ đề".
Nhập thông tin sau vào phần thân của email hoặc sử dụng các trường tự động trong yêu cầu họp: Ngày họp Thời gian bắt đầu cuộc họp (bao gồm múi giờ) Thời gian kết thúc cuộc họp (bao gồm múi giờ) Số điện thoại (số điện thoại hội nghị chuyên dụng của bạn) Mã hội nghị (nếu có, cho người tham dự để truy cập hội nghị)
Mở phần lên lịch yêu cầu cuộc họp và sử dụng menu thả xuống bên cạnh mỗi người tham gia để chỉ định xem họ được yêu cầu hay người tham dự tùy chọn (hầu hết các chương trình đều có người tham dự mặc định theo yêu cầu). Nếu lịch trình có sẵn trực tuyến, kiểm tra xem những người tham dự yêu cầu của bạn có sẵn trong khung thời gian và ngày mong muốn.
Đính kèm chương trình nghị sự hoặc tài liệu họp bằng cách nhấp vào nút "Tệp đính kèm" trên thanh công cụ e-mail của bạn. Nếu muốn, hãy nhập tin nhắn vào phần thân của email, sau chi tiết cuộc gọi hội nghị. Nhấp vào nút "Gửi" để truyền thông báo cuộc họp của bạn.
Lên lịch cuộc gọi hội nghị bằng tiện ích web
Đăng nhập vào tài khoản dịch vụ hội nghị của bạn, chẳng hạn như Hội nghị Premiere, Đi đến Cuộc họp hoặc Hội nghị Miễn phí.
Nhấp vào tùy chọn "Lịch hội nghị". Chọn ngày họp của bạn, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc (hoặc thời lượng) và số lượng người tham dự dự kiến. Nhập chủ đề cuộc họp của bạn vào trường "Chủ đề". Chọn loại cuộc gọi hội nghị bằng cách nhấp vào tùy chọn "Hội nghị miễn phí" hoặc "Hội nghị quay số trực tiếp".
Xem lại tính chính xác của thông tin và nhấp vào nút "Lịch trình". In trang xác nhận để biết chi tiết cuộc gọi hội nghị hoặc lưu thông tin vào máy tính của bạn.
Nhấp vào tùy chọn để gửi thông báo email đến người tham dự của bạn. Nhập tên và địa chỉ e-mail của người tham dự vào các trường tương ứng. Nhấp vào nút "Gửi" để truyền thông báo đến người tham dự của bạn bằng các hướng dẫn quay số và xác nhận đến địa chỉ email của bạn.
Lời khuyên
-
Yêu cầu người tham dự xác nhận rằng họ sẽ tham gia cuộc gọi hội nghị - họ có thể trả lời lại một cách khẳng định với thông điệp email của bạn hoặc nhấp vào nút "Chấp nhận" trong thông báo yêu cầu cuộc họp của bạn. Gửi e-mail nhắc nhở và bất kỳ thông tin bổ sung nào vào ngày trước cuộc họp của bạn. Khi lên lịch cuộc gọi hội nghị bằng công cụ web, hãy kéo dài thời lượng hoặc thời gian kết thúc và phân bổ một hoặc hai người tham dự so với kế hoạch, để cho phép bạn linh hoạt. Dịch vụ hội nghị thường sẽ chỉ tính phí bạn cho số lượng người tham dự và số phút thực tế được sử dụng.
Cảnh báo
Tránh nhầm lẫn bằng cách kiểm tra chi tiết cuộc họp trước khi gửi thông báo của bạn. Một số ứng dụng e-mail ghi lại tất cả các yêu cầu cuộc họp trong lịch và các cuộc họp xung đột hoặc cập nhật được thêm vào (không thay thế cuộc hẹn đã lỗi thời).
