Đấu giá im lặng là một cách tuyệt vời để quyên tiền cho tổ chức hoặc tổ chức từ thiện của bạn trong khi thu thập những người ủng hộ và nâng cao nhận thức cùng một lúc. Vì các phiên đấu giá im lặng thường trùng với một sự kiện khác, nên việc mời tham gia đấu giá im lặng cần cho người mời biết chuyện gì đang xảy ra, cách ăn mặc, nếu họ được cho ăn, những vật phẩm và dịch vụ nào sẽ được đấu thầu và tiền sẽ đi đâu. Tùy thuộc vào hình thức của sự kiện và mức độ mối quan hệ bạn có với khách của bạn, định dạng lời mời và giao hàng có thể điều chỉnh.
chi tiết sự kiện
Như với bất kỳ lời mời nào, địa điểm, ngày (bao gồm cả ngày trong tuần) và thời gian cần phải được liệt kê rõ ràng với chính tả chính xác trên lời mời. Một lời mời tham gia đấu giá im lặng sẽ cho khách biết những gì đang diễn ra bên cạnh phiên đấu giá. Cho dù đó là một bữa tối, một điệu nhảy, một cuộc đua ngựa, một đêm nhà hát bí ẩn hay một điều gì đó hoàn toàn bất ngờ, khách cần biết những gì khác sẽ diễn ra trong khi cuộc đấu giá đang diễn ra. Khung thời gian chung của các sự kiện bao gồm khi bắt đầu và dừng đấu thầu thực tế phải được đưa vào mẫu danh sách.
Trang phục
Khi yêu cầu trang phục chính thức cho một sự kiện chính thức trùng với phiên đấu giá im lặng, người ta thường chấp nhận rằng "trang phục chính thức bắt buộc" không cần phải được nêu trong thư mời. Một lời mời đặt tâm trạng cho sự kiện hoặc bữa tiệc diễn ra. Chất lượng giấy, phông chữ được sử dụng và các chi tiết sự kiện sẽ gợi ý cho một người rằng họ cần ăn mặc trang trọng mà không cần phải đọc nó trong bản in. Đối với các sự kiện ít trang trọng hoặc lời mời có vẻ trang trọng mà không yêu cầu trang phục chính thức, đề cập đến trang phục phù hợp là được. "Hãy đến như bạn" hoặc "mặc trang phục" là những cách thích hợp để cho khách của bạn biết những gì được mong đợi ở họ.
Quyên góp hoặc gây quỹ
Lời mời tham gia đấu giá im lặng cần thông báo cho khách về lý do tại sao cuộc đấu giá đang diễn ra và cách thức huy động tiền sẽ được sử dụng. Sử dụng một cụm từ đơn giản như "Mang lại lợi ích cho Câu lạc bộ nam và nữ của bang Bắc" cho khách biết rằng họ đang quyên góp cho từ thiện và tổ chức từ thiện không phải là người trực tiếp tham gia sự kiện. Một dòng riêng với "Được tài trợ bởi" và tên của những người tham gia sự kiện là cần thiết, trong trường hợp đó. Nếu cuộc đấu giá là một buổi gây quỹ cho cùng một tổ chức đang diễn ra sự kiện, thì từ ngữ sẽ là "Gây quỹ cho Câu lạc bộ nam và nữ của bang Bắc" và để lại ở đó. Nếu tất cả số tiền thu được sẽ được chuyển trực tiếp đến nhà hảo tâm, thì nó phải được ghi là "100% số tiền thu được có lợi" theo sau là tên.
Đồ ăn thức uống
Hầu hết các cuộc đấu giá có ít nhất các món khai vị và giải khát có sẵn trong khi phiên đấu giá im lặng đang diễn ra. Điều này cho phép mọi người hòa nhập và cảm thấy thoải mái hơn. Dù mức độ thực phẩm được phục vụ là bao nhiêu thì cũng nên ghi rõ trong thư mời để mọi người không đến trước có quá nhiều hoặc quá ít thực phẩm. "Bữa tối được cung cấp" có thể được thêm vào ở cuối lời mời hoặc bữa tối giờ sẽ được phục vụ được liệt kê trong chương trình của các sự kiện trên thư mời. "Giải khát được cung cấp" là một cách lịch sự để nói với khách rằng đấu giá là một sự kiện bình thường hơn và không nhằm lấp đầy sự thèm ăn của một người trong khi đấu thầu.
Định dạng và giao hàng
Lời mời nên được đặt trong phong bì và gửi thay vì xuất trình dưới dạng thẻ bưu chính để duy trì hình thức và cung cấp tất cả các thông tin cần thiết để mời khách tham gia đấu giá im lặng. Nghi thức xã giao để gửi lời mời vẫn thông qua USPS để giao hàng trong 50 tiểu bang. Nếu đấu giá im lặng với ngân sách eo hẹp hoặc rất không chính thức, các lời mời chuyển giao được cho phép, nhưng không tạo ra phản ứng tương tự về quyền lợi hoặc quyền riêng tư như một lời mời nhận được qua thư bưu chính.
