Kế toán làm việc nhiều loại dữ liệu mỗi ngày, từ dữ liệu tài chính đến số lượng hàng tồn kho đến giờ lao động. Để sử dụng dữ liệu, nhân viên kế toán cần một vị trí để lưu trữ dữ liệu. Vị trí nơi một công ty lưu trữ dữ liệu kế toán của nó được gọi là hệ thống thông tin kế toán. Hầu hết các công ty kết hợp công nghệ máy tính để lưu trữ các hồ sơ này và cho phép người dùng truy cập các hồ sơ này.
Thống kê dữ liệu
Dữ liệu kế toán bao gồm dữ liệu tài chính và phi tài chính. Dữ liệu tài chính cung cấp các chi tiết cho thông tin được báo cáo trên báo cáo kế toán, báo cáo tài chính và yêu cầu của chính phủ. Ngoài các báo cáo, kế toán duy trì tài liệu sao lưu có thể được sử dụng để xác minh các số được báo cáo. Dữ liệu phi tài chính bao gồm số lượng bán hàng, khối lượng sản xuất, giờ lao động và mô tả tài sản. Dữ liệu phi tài chính hỗ trợ số tài chính được báo cáo. Số lượng bán hàng cung cấp chi tiết cho tổng doanh số. Khối lượng sản xuất cung cấp chi tiết cho số lượng hàng tồn kho. Dữ liệu giờ lao động cung cấp chi tiết cho bảng lương. Mô tả tài sản cung cấp chi tiết cho tài sản và thiết bị báo cáo.
Hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin cung cấp kho để tổng hợp tất cả dữ liệu cần thiết trong một công ty. Hệ thống thông tin cần một tổ chức mạnh để cho phép người dùng truy cập vào thông tin họ cần mà không cung cấp quyền truy cập vào thông tin bí mật ngoài nhu cầu của họ. Nhiều công ty mua các chương trình phần mềm để quản lý nhu cầu hệ thống thông tin của họ. Các công ty khác sử dụng các lập trình viên máy tính để xây dựng một hệ thống thông tin đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ.
Hệ thống thông tin tài khoản
Một hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thông tin được xây dựng để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán quản lý một loạt các thông tin bí mật. Tỷ lệ lao động hàng giờ và tiền lương hàng năm, cùng với thông tin nhân sự tư nhân, yêu cầu truy cập hạn chế trong bộ phận. Giá bán của khách hàng phải được giữ bí mật, đặc biệt khi các khách hàng khác nhau trả mức giá khác nhau cho các sản phẩm tương tự. Kiến thức về chi phí sản xuất vẫn phải là đối thủ cạnh tranh nội bộ kẻo cố gắng hạ giá công ty. Với mỗi ví dụ này, chỉ những nhân viên được chọn mới cần truy cập vào thông tin. Một hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp cơ chế cho các nhân viên được chọn để lấy thông tin nhất định mà họ phải làm việc nhưng không phải thông tin nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của họ.
Công dụng
Ngoài việc duy trì bảo mật, hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho người dùng các báo cáo được tạo cho nhu cầu cụ thể của họ. Hệ thống thông tin kế toán cũng cho phép người dùng tải thông tin vào bảng tính. Trong một bảng tính, người dùng có thể chọn các mẩu thông tin cụ thể để đáp ứng nhu cầu của riêng họ.
