Ngày càng có nhiều công ty hoặc thuê ngoài quản lý dự án hoặc thuê các chuyên gia để xử lý công việc này. Với những thay đổi trong ngành, có thể khó tìm được những người có trình độ, những người đi đầu trong các xu hướng và chiến lược mới nhất. Chỉ 2,5 phần trăm các tổ chức hoàn thành thành công tất cả các dự án của họ. 70 phần trăm đáng kinh ngạc của các dự án thất bại. Xem xét những con số này, bạn có thể tự hỏi liệu có đáng để thuê một người quản lý dự án hay không. Cũng giống như mọi thứ khác, có những lợi thế và bất lợi để xem xét. Một người quản lý dự án lành nghề có thể giảm chi phí của bạn, hợp lý hóa quản lý quy trình làm việc và giúp phát triển doanh nghiệp của bạn.
Quản lý dự án Ưu điểm
Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc một tổ chức được thành lập, bạn có thể không thể xử lý tất cả các loại dự án từ đầu đến cuối. Một số dự án cực kỳ phức tạp và có thời hạn chặt chẽ hoặc yêu cầu các kỹ năng đặc biệt mà nhóm của bạn có thể không có. Người quản lý dự án đủ điều kiện có thể giúp bạn tổ chức và quản lý các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất. Người quản lý dự án có kinh nghiệm cũng sẽ thúc đẩy nhóm của bạn, quản lý tài nguyên, đo lường kết quả, cung cấp phản hồi và tìm cách tăng chất lượng và cắt giảm chi phí hoặc thời gian. Các kỹ năng quản lý dự án khác bao gồm các kỹ thuật lập kế hoạch nâng cao, ứng phó với thay đổi, cải thiện giao tiếp, kiểm soát chất lượng và quản lý rủi ro.
Thiết lập mục tiêu hiệu quả
Hầu hết các dự án thất bại đơn giản là vì các nhà quản lý thiếu một mục tiêu rõ ràng. Trong năm 2013, ít hơn một phần ba của tất cả các dự án đã được giao đúng thời hạn và trong ngân sách được phân bổ. Vì lý do này, thiết lập mục tiêu SMART là tối quan trọng. Mục tiêu SMART là cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn. Đó là những gì viết tắt của SMART là viết tắt của. Mục tiêu SMART sẽ đảm bảo rằng các dự án của bạn được phân phối đúng hạn mà không vượt quá ngân sách. Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp có chuyên môn và các công cụ cần thiết để tạo dự báo, quản lý chi phí dự án và xác định rủi ro trong toàn bộ vòng đời dự án.
Giao tiếp đã cải thiện
Quản lý dự án cho phép giao tiếp hiệu quả hơn giữa các nhà lãnh đạo và các nhân viên khác tham gia vào dự án. Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm có hiệu quả trong việc quản lý các bên liên quan, những người rất quan trọng đối với thành công của dự án. Các nhà quản lý dự án duy trì sự gắn kết của nhóm, tạo điều kiện cho các cuộc họp, thu hút các chuyên gia về chủ đề, lên ý tưởng và theo dõi phản hồi trong thời gian thực. Giao tiếp dễ dàng là khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ dự án nào, và là một kỹ năng cần thiết cho mọi chuyên gia dự án.
Sự hài lòng của khách hàng lớn hơn
Các dự án có thể cung cấp các tính năng mới và mở ra các dịch vụ hoặc sản phẩm mới để làm hài lòng khách hàng hoặc các dự án có thể góp phần giảm chi phí cho khách hàng. Vì các phương pháp quản lý dự án ưu tiên các yếu tố chất lượng, chẳng hạn như các tính năng mà khách hàng muốn, các công ty có quản lý dự án thành công trải nghiệm sự hài lòng của khách hàng lớn hơn. Điều này chuyển thành tăng trưởng doanh thu và kinh doanh. Tổ chức của bạn sẽ được biết đến với việc cung cấp kết quả tuyệt vời.
Trình độ chuyên môn cao
Bằng cách thuê một người quản lý dự án hoặc các dự án gia công, công ty của bạn sẽ được hưởng lợi từ trình độ chuyên môn cao. Những người trong tổ chức của bạn sẽ học những điều mới và có được một viễn cảnh mới sẽ đóng góp cho sự phát triển chuyên nghiệp của họ. Ngoài ra, quản lý dự án sẽ giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của doanh nghiệp. Một người quản lý dự án có kinh nghiệm sẽ có thể nói rõ quy trình dự án và quản lý tất cả các lĩnh vực của dự án bao gồm nhân sự và tuân thủ.
Đánh giá rủi ro chính xác
Hơn 75 phần trăm các công ty thiếu niềm tin vào thành công dự án. Làm lại quá mức, phạm vi leo, giao tiếp kém và mục tiêu không rõ ràng thường là thủ phạm. Quản lý dự án cho phép bạn chấp nhận rủi ro được tính toán và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Bạn sẽ xác định những rủi ro là gì trước khi bắt đầu. Bằng cách này, bạn có thể lập kế hoạch cho bất kỳ vấn đề nào trong giai đoạn đầu và đưa ra quyết định thông minh hơn khi rủi ro phát sinh trong suốt vòng đời dự án. Quản lý rủi ro hiệu quả cũng cho phép bạn nắm bắt những rủi ro hoặc cơ hội tích cực khi chúng phát sinh.
Quản lý dự án
Nếu người quản lý dự án không có kinh nghiệm hoặc kiến thức phù hợp, có rất nhiều vấn đề có thể phát sinh. Mất tài nguyên, vấn đề lập lịch, vấn đề bảo mật và xung đột giữa các cá nhân là những bất lợi lớn của quản lý dự án. Ngoài ra, tổ chức của bạn có thể phải chịu chi phí cao bằng cách thuê ngoài công việc hoặc thuê nhân viên mới hoàn thành dự án. Đôi khi, quản lý dự án có thể can thiệp vào hoạt động hàng ngày của bạn hoặc sai lầm nghiêm trọng.
Chi phí cao
Nếu bạn đang thuê một người quản lý dự án, hãy đầu tư vào phần mềm đặc biệt. Các chương trình này có thể tốn kém và khó thực hiện. Vì nhóm của bạn cũng sẽ sử dụng chúng, họ có thể cần được đào tạo. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn cũng có thể phải thuê các chuyên gia hoặc chuyên gia về chủ đề để giúp đỡ với một dự án. Thông thường, sẽ có một sự thúc đẩy từ các bên liên quan để bao gồm các tính năng không được lên kế hoạch ban đầu. Tất cả những vấn đề này có thể nhanh chóng cộng chi phí của một dự án.
Độ phức tạp tăng
Quản lý dự án là một quá trình phức tạp với nhiều giai đoạn. Một số chuyên gia có xu hướng phức tạp hóa mọi quy trình, điều này có thể gây nhầm lẫn cho nhóm của bạn và gây ra sự chậm trễ trong việc giao dự án. Họ cũng có thể trở nên cứng nhắc hoặc chính xác trong kế hoạch của mình, tạo ra một môi trường căng thẳng trong tổ chức. Thông thường, các dự án có phạm vi lớn sẽ phức tạp hơn để phân phối, đặc biệt nếu không có một nhóm chỉ chuyên làm việc cho dự án. Các thành viên nhóm chức năng chéo có thể tụt hậu trong công việc hàng ngày của họ, thêm một lớp phức tạp hơn nữa.
Chi phí liên lạc
Khi bạn thuê một nhóm quản lý dự án, nhân viên mới gia nhập công ty của bạn. Điều này thêm một lớp giao tiếp bổ sung và có thể không phải lúc nào cũng phù hợp với văn hóa tổ chức của bạn. Đó là lý do tại sao các chuyên gia khuyên bạn nên giữ cho nhóm của bạn nhỏ nhất có thể. Một nhóm càng lớn, chi phí liên lạc càng cao. Đôi khi, một nhóm lớn được yêu cầu cho một dự án, vì vậy điều quan trọng là tìm những người quản lý dự án có kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ trên nhiều người.
Thiếu sáng tạo
Đôi khi, quản lý dự án để lại ít hoặc không có chỗ cho sự sáng tạo. Trưởng nhóm hoặc tập trung quá mức vào các quy trình quản lý hoặc đặt ra thời hạn chặt chẽ, buộc nhân viên của họ phải làm việc trong các thông số nghiêm ngặt. Điều này có thể ngăn cản suy nghĩ sáng tạo và cản trở sự đổi mới có thể mang lại lợi ích cho dự án. Điều quan trọng là người quản lý dự án phải biết khi nào nên truyền cảm hứng cho sự sáng tạo và khi nào nên tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch dự án.
Một tổ chức có thể phát triển và đạt được thành công mà không cần có đội ngũ quản lý dự án. Tuy nhiên, việc thuê một chuyên gia lành nghề để xử lý các khía cạnh này có thể mở ra những cơ hội mới và giúp công ty của bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.
