Các công cụ quản lý dự án là các thiết bị phổ biến để theo dõi các hoạt động, thời hạn và tài nguyên trên một dự án. Chúng thường là các công cụ trực quan được thiết kế để thể hiện các mục tiêu và hoạt động của dự án - ví dụ: biểu đồ Gantt - hoặc trách nhiệm của những người làm việc trên các giai đoạn khác nhau của dự án, chẳng hạn như sơ đồ làn bơi.
Pro: Tổ chức
Các công cụ quản lý dự án giúp bạn tổ chức từ khi bắt đầu dự án. Bằng cách xác định tất cả các hoạt động và thời lượng, tài nguyên và những người có trách nhiệm của họ, bạn không bao giờ phải tự hỏi phải làm gì tiếp theo hoặc người chịu trách nhiệm. Chi tiết dễ theo dõi hơn vì chúng được viết ra và đánh dấu khi hoàn thành. Trong suốt quá trình của một dự án, tổ chức tốt hơn giúp tiết kiệm thời gian và căng thẳng và tránh tranh giành vào phút cuối.
Pro: Dễ dàng chia sẻ
Các công cụ quản lý dự án thường tạo ra một tài liệu phục vụ như một dự án trong nháy mắt. Trực tiếp Dự án này dễ dàng được chia sẻ với mọi người làm việc trên các thành phần khác nhau của nó. Mọi người đều biết tình trạng của các hoạt động có thể ảnh hưởng đến công việc của họ. Một số phần mềm cho phép chỉnh sửa truy cập mở để mọi người cũng có thể xem tất cả các chi tiết về trạng thái của dự án.
Con: Đầu tư thời gian
Có thể có thời gian đáng kể đầu tư vào việc học và tạo ra công cụ quản lý dự án ban đầu được lựa chọn cho dự án. Một số công cụ khá dễ học, nhưng những công cụ khác có thể chi tiết và kỹ thuật. Mọi người trong dự án cần học cách diễn giải công cụ; ai đó cũng phải có trách nhiệm học cách tạo ra công cụ. Đôi khi, học phần mềm chuyên dụng có thể mất nhiều thời gian như tự tạo tài liệu.
Con: Bảo trì
Các công cụ quản lý dự án chỉ hữu ích khi chúng được cập nhật thường xuyên. Kế hoạch ban đầu là có giá trị, nhưng trong thực tế, các dự án không bao giờ đi theo kế hoạch. Khi thay đổi xảy ra, chẳng hạn như nhiệm vụ mới hoặc sự chậm trễ, tài liệu cần phải được cập nhật tương ứng. Ai đó phải có trách nhiệm cho nhiệm vụ thường xuyên này.
