Thủ tục đặt dịch vụ ăn uống bảo vệ nhà cung cấp và khách hàng. Các nhà cung cấp đảm bảo khách hàng sẽ tuân theo cam kết của họ bằng cách khách hàng xác nhận ngày, số lượng khách, thực đơn và các chi tiết cụ thể khác. Khách hàng đảm bảo ngày tiệc của họ được xác nhận bằng cách đáp ứng thời hạn thanh toán và cũng truyền đạt nhu cầu bổ sung của họ cho nhân viên tiệc.
Đánh giá cuộc họp và hợp đồng
Một dịch vụ ăn uống có một cuộc họp ban đầu và xem xét hợp đồng với một khách hàng tiềm năng như là một phần của thủ tục đặt phòng. Một đại diện bán hàng sẽ xem xét các điều khoản và điều kiện cũng như tất cả các khía cạnh của quy trình đặt phòng đồng thời thảo luận về chi phí. Chữ ký từ các khách hàng đặt phòng được yêu cầu và chứng kiến. Hợp đồng được trao cho khách hàng và một bản sao được giữ bởi nhà cung cấp.
Tiền gửi
Một khoản tiền gửi thường được yêu cầu khi đặt dịch vụ ăn uống.Một khoản tiền gửi có thể được yêu cầu để tổ chức một ngày và địa điểm cụ thể; tùy thuộc vào nhà cung cấp, khoản đặt cọc này có thể được yêu cầu ngay cả trước khi hợp đồng được ký và hợp đồng có thể được ký ngay sau đó. Bản sao biên lai cho các khoản thanh toán được thực hiện được cung cấp cho khách hàng.
Phí hủy
Tiền gửi thường không được trả lại nhưng phí hủy có thể được quản lý. Một khoản phí hủy được tính nếu một sự kiện bị hoãn lại. Các chính sách và thủ tục đặt phòng khác có thể được phát triển cho các tình huống mà khách hàng muốn di chuyển nhưng không hoãn lại một ngày. Một khoản phí có thể được quản lý để thay đổi ngày. (tham khảo 2)
Thời hạn thực phẩm
Một thủ tục khác là thiết lập thời hạn cho các đơn đặt hàng thực phẩm cuối cùng. Mặc dù hợp đồng và các thủ tục khác áp đặt các yêu cầu về chi phí, tiền đặt cọc và hủy bỏ, đây luôn là một phần của quy trình đặt ra thời hạn cuối cùng khi số lượng bữa ăn và đồ uống cần thiết được cung cấp cho công ty phục vụ. Đám cưới, tiệc tùng, hội nghị và triển lãm thương mại nộp số cuối cùng ba ngày trước các sự kiện lớn; họ cũng cung cấp thông tin cập nhật về các yêu cầu bữa ăn đặc biệt như bữa ăn cho những người mắc bệnh tiểu đường, dị ứng hoặc cho trẻ em.
