Nếu bạn đã trả lương cho nhân viên và khấu trừ thuế, bạn phải nộp W-2 cho Cơ quan An sinh Xã hội. Nếu bạn có tối đa 50 nhân viên, bạn có thể nộp hồ sơ điện tử thông qua hệ thống Dịch vụ kinh doanh trực tuyến SSA. Dịch vụ này an toàn và cung cấp cho bạn bằng chứng ngay lập tức rằng bạn đã nộp. Bạn có thời hạn đến ngày 31 tháng 3 để nộp hồ sơ điện tử; hồ sơ giấy có cho đến ngày cuối cùng của tháng hai. Bạn cũng có thể in W-2 và phân phối chúng cho nhân viên của mình.
Dịch vụ kinh doanh Đăng ký trực tuyến
Để truy cập BSO, trước tiên bạn phải đăng ký. Truy cập trang web Quản trị An sinh Xã hội, Dịch vụ Doanh nghiệp Trực tuyến và chọn nút Đăng ký Đăng ký. Bạn sẽ cần cung cấp thông tin cụ thể, như tên, ngày sinh, số An sinh xã hội, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Sau khi đăng ký của bạn được xác nhận, bạn sẽ có ID người dùng và mật khẩu của bạn.
Mẫu W-2 / W-3 Trực tuyến
Để tạo W-2, bạn sẽ cần truy cập BSO từ mẫu W-2 / W-3 trực tuyến. Bạn cũng phải thực hiện một số bước sơ bộ, chẳng hạn như chọn năm tính thuế, nhập số nhận dạng chủ nhân của bạn và đảm bảo không áp dụng ngoại lệ hoặc hạn chế. Ví dụ: bạn không thể sử dụng Biểu mẫu W-2 / W-3 trực tuyến nếu bạn đang nộp một năm tính thuế trước năm 2011 hoặc bạn đã sửa một W-2 đã nộp trước đó. Để soạn W-2, hãy làm theo các hướng dẫn trên trang báo cáo tiền lương BSO. Hoàn thành mỗi W-2 như bạn muốn cho phiên bản giấy. Ghi nhận nhân viên Tiền lương, thuế khấu trừ và các lợi ích áp dụng trong các hộp thích hợp.
In ấn W-2
Biểu mẫu W-2 / W-3 Online cho phép bạn tạo, lưu, in hoặc gửi W-2. Bạn có thể in và xem lại W-2 trước khi gửi chúng. Nếu bạn đã gửi W-2, bạn có tối đa 30 ngày sau ngày gửi để tải xuống W-2, có sẵn ở định dạng PDF. Nếu bạn có các W-2 đã điền sẵn, chưa hoàn thành, hệ thống sẽ thông báo cho bạn rằng các mẫu không đầy đủ. BSO chỉ gửi W-2 của bạn đến SSA. Nó không gửi chúng cho các cơ quan doanh thu nhà nước và địa phương áp dụng. Bạn phải tự chuyển tiếp chúng.
Mẫu W-2c / W-3c trực tuyến
Để sửa W-2 đã gửi, hãy gửi W-2c bằng Mẫu W-2c / W-3c Trực tuyến. Hệ thống này cho phép bạn nộp và in W-2 đã sửa bất kể định dạng gửi ban đầu. Bạn chỉ có thể sửa các W-2 đã nộp cho tiền lương kiếm được trong ba năm trước, ba tháng và 15 ngày. Bạn có thể hoàn thành và in tối đa 25 W-2cs.
Dịch vụ W-3 và W-3c
W-3 là một hình thức truyền tải cho thấy tổng tiền lương và khấu trừ cho tất cả nhân viên trong năm. Bạn phải bao gồm W-3 khi gửi nhân viên của mình W-2 đến SSA. Để nộp và in W-3, truy cập Biểu mẫu W-2 / W-3 trực tuyến. Để gửi và in W-3 đã sửa, hãy sử dụng Biểu mẫu W-2c / W-3c Trực tuyến.
Nộp và in cho hơn 50 nhân viên
Nếu bạn có hơn 50 nhân viên, bạn có thể sử dụng hệ thống "tải lên tệp" của BSO để gửi và in W-2. Để biết thông số kỹ thuật định dạng tệp, hãy truy cập Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội, Trang web Thông tin và Hướng dẫn Nộp đơn của Chủ lao động. Chọn "Ấn phẩm và biểu mẫu" rồi "Thông số kỹ thuật cho biểu mẫu nộp đơn W-2 và W-2c bằng điện tử." Chọn liên kết thông số kỹ thuật phù hợp.
