Ghi nhớ là các chữ cái phục vụ như giao tiếp nội bộ cho một tổ chức. Họ là một hình thức viết kinh doanh và đơn giản. Điều quan trọng là giữ cho bản ghi nhớ ngắn gọn nhất có thể, khoảng cách đơn và căn chỉnh sang trái. Bản ghi nhớ thường được sử dụng để phân phối thông tin về các sản phẩm mới, tin tức và chính sách của công ty. Dưới đây là các bước để định dạng một bản ghi nhớ đơn giản.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Giấy
-
Máy vi tính
Cách định dạng bản ghi nhớ cứng
Tên của công ty sẽ xuất hiện ở đầu thư - việc này thường được thực hiện đơn giản bằng cách sử dụng giấy tiêu đề. Từ "Bản ghi nhớ" nên được đặt ở giữa trang và được in đậm, ngay bên dưới tiêu đề thư.
Ngày, Đến, Từ, Chủ đề: Tất cả các yếu tố này nên được bao gồm, mỗi yếu tố được viết trên một dòng riêng.
Câu mở đầu: Phần mở đầu trình bày mục tiêu của bản ghi nhớ trong một hoặc hai câu. Mục tiêu có thể là nêu một vấn đề, thông báo thông tin mới hoặc thay đổi địa điểm và thời gian của một cuộc họp.
Thảo luận: Đây là phần thân của bản ghi nhớ khi nó xuất hiện sau khi mở. Ghi nhớ là những chữ cái đơn giản chỉ ra một vấn đề tương đối đơn giản, nhưng nếu cần biết thêm chi tiết về vấn đề hoặc tình huống, hãy sử dụng các tiêu đề để giới thiệu các đoạn văn gói gọn nội dung và sắp xếp thông tin. Để dễ đọc hơn, các chi tiết quan trọng có thể được chia thành các danh sách và các gạch đầu dòng.
Đóng cửa: Việc kết thúc nhấn mạnh một hành động được yêu cầu từ phía người nhận. Nó cũng có thể làm nổi bật những gì đang được thực hiện để giải quyết vấn đề và các bước liên quan. Bức thư nên đóng lại một cách lịch sự. Ghi nhớ có thể được ký hoặc không dấu
