Khi bạn cần tóm tắt một lượng lớn thông tin, một bản ghi nhớ hoặc thư là một cách hiệu quả để làm điều đó. Nhiều người cảm thấy viết khó và tin rằng họ không có từ vựng để làm việc đó. Nhưng như giáo viên dạy viết William Zinsser nói, viết chỉ là suy nghĩ trên giấy. Tất cả những gì bạn cần làm là sắp xếp suy nghĩ của bạn, làm theo phong cách định dạng bạn đã chọn và sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng.
Viết báo cáo trong bản ghi nhớ
Viết một tiêu đề. Đối với một bản ghi nhớ, hãy ghi ở góc trên cùng bên trái, người có nhiệm vụ đọc bản ghi nhớ (ví dụ: Tới: Tất cả nhân viên), người đã viết nó (Từ: Tên của bạn), người khác sẽ nhận được nó (CC: Tên người nhận) ngày (Ngày hiện tại) và nội dung của nó (Chủ đề: Chủ đề cho địa chỉ.)
Nếu đó là một lá thư, hãy bắt đầu bằng một ngày và lời chào, chẳng hạn như "Gửi tới tất cả nhân viên:".
Hãy xem xét đối tượng của bạn.Nếu bạn đang viết cho một đối tượng chung, hãy sử dụng ngôn ngữ mà mọi người sẽ hiểu. Nhân viên mới có thể chưa biết biệt ngữ của công ty và nhân viên trong một bộ phận có thể không hiểu thuật ngữ của người khác.
Làm một bản phác thảo. Tổ chức những suy nghĩ của bạn cho phép viết rõ ràng. Xem xét những gì khán giả của bạn sẽ muốn biết, và những gì bạn muốn nói với họ. Nhấn mạnh kết luận chính của báo cáo và ý nghĩa của nó đối với những người đọc bản ghi nhớ.
Bắt đầu với tuyên bố mở đầu mạnh mẽ. Công nhận báo cáo và kết luận của nó. Ví dụ: "Kết quả của nghiên cứu năng suất gần đây của chúng tôi, chúng tôi sẽ thực hiện một số thay đổi đối với chính sách sử dụng Internet của chúng tôi."
Giải thích. Làm nổi bật bất kỳ dữ liệu hoặc phát hiện hỗ trợ kết luận. "Các chuyên gia tư vấn thấy rằng các nhân viên đã dành trung bình hai giờ mỗi ngày để kiểm tra email và quản lý các đội thể thao giả tưởng." Ngoài ra, cho độc giả biết khi nào những thay đổi sẽ diễn ra.
Nói cho mọi người biết nơi họ có thể đi để biết thông tin đầy đủ hơn (nếu thích hợp). Ví dụ: "Chúng tôi sẽ thảo luận thêm về vấn đề này tại cuộc họp nhân viên hàng tuần vào thứ Sáu" hoặc "Báo cáo đầy đủ có sẵn cho tất cả nhân viên ở dạng PDF." Đừng ký vào bản ghi nhớ; tên của bạn là ở đầu của bản ghi nhớ. Nếu bạn đang viết thư, hãy sử dụng tên, họ và tên đầy đủ và tiêu đề của bạn, tùy thuộc vào hoàn cảnh và sở thích của bạn.
Viết lại và cắt lộn xộn. Đọc lại bản nháp và loại bỏ những từ không cần thiết. Ví dụ: "Ý kiến của công ty là văn phòng Scranton nên tích cực tìm cách giảm các vấn đề không sinh sản bằng cách hạn chế sử dụng tài nguyên công ty không làm việc", có thể được viết lại thành "Công ty đã yêu cầu chúng tôi hạn chế sử dụng tài sản công ty. sẽ tăng năng suất của chúng tôi."
Proofread và kiểm tra chính tả. Có một đồng nghiệp đáng tin cậy kiểm tra ngữ pháp và giọng điệu của bạn; một câu viết kém có thể được diễn giải theo những cách bạn không bao giờ có ý định. Ngoài ra, hãy chạy kiểm tra chính tả nhưng cẩn thận với các tính năng thay thế từ tự động. Bạn không muốn báo cáo của mình nói "Indonesia" khi bạn có nghĩa là "Indiana".
