Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả khi một doanh nghiệp hợp nhất tất cả các chức năng, hoạt động và các phòng ban vào một hệ thống máy tính và cơ sở dữ liệu. Một hệ thống ERP thành công cần phải có tính phổ quát để toàn bộ công ty có thể sử dụng nó nhưng nó cũng phải được mô đun hóa để các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp có nhu cầu cụ thể của họ được đáp ứng. Điều này được thực hiện thông qua phần mềm ERP được thiết kế đặc biệt cho công ty cụ thể.
Mô-đun
Thành phần quan trọng đầu tiên để triển khai ERP thành công là phần mềm mô-đun. Phần mềm mô-đun thực hiện các nhiệm vụ hoàn toàn khác nhau cho từng bộ phận cụ thể trong một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP có thể cung cấp một bộ phần mềm duy nhất hoạt động cho cả bộ phận kế toán và bảng lương, mặc dù phần mềm này thường bao gồm tất cả các bộ phận, theo ERPFans.com. Đây là chìa khóa để ERP thành công; cách khác, mỗi bộ phận phải chạy phần mềm hoàn toàn khác nhau và không tương thích. Khi một giải pháp phần mềm có thể xử lý tất cả, nó giúp cho việc lập kế hoạch, ngân sách và điều hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn vô cùng.
Cơ sở dữ liệu phổ quát
Phần mềm ERP phải có một cơ sở dữ liệu phổ quát. Nếu không có một cơ sở dữ liệu duy nhất, phần mềm mô-đun vẫn sẽ được lưu trữ và truy cập thông qua các hệ thống khác nhau, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn. Cho phép giao tiếp và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn giữa các bộ phận khác nhau trong việc hợp lý hóa các chức năng kinh doanh và cung cấp hiệu quả cao hơn thông qua các mô-đun phần mềm riêng lẻ có khả năng hoạt động tổng thể.
Khả năng sử dụng
Việc triển khai một hệ thống ERP thường đòi hỏi rất nhiều thay đổi trong công ty. Không chỉ trao đổi máy tính hoặc cài đặt phần mềm mới, một hệ thống ERP thành công được thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu của từng công ty. NetworkDipedia.com cảnh báo rằng một hệ thống ERP đầy đủ có thể mất nhiều năm để tích hợp thành công vào một công ty lớn với nhiều phòng ban và địa điểm. Một hệ thống ERP phải được thiết kế riêng theo cách này để đạt được sự tương thích hoàn toàn. Ngay cả một mô-đun phần mềm không tương thích cũng có thể phá hủy toàn bộ hệ thống.
