Chính sách và thủ tục là yêu cầu cho hầu hết các tổ chức. Nhiều người phải viết các loại tài liệu này vì chúng phải tuân thủ các quy định, chẳng hạn như Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO). ISO là một nhóm các tiêu chuẩn tập trung vào việc cải thiện đảm bảo chất lượng. Một trong những ví dụ phổ biến nhất về chính sách và thủ tục mà các tổ chức viết là Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP).
Chính sách
Chính sách nêu các quy tắc công ty sẽ thực hiện trong toàn bộ tổ chức hoặc bộ phận. Ví dụ, công ty có chính sách về mật khẩu. Nó có thể nói rằng nhân viên phải thay đổi mật khẩu cứ sau 60 ngày. Chính sách cũng có thể nói rằng hệ thống sẽ thông báo cho nhân viên trước 14 ngày khi mật khẩu của họ hết hạn. Chính sách phải rõ ràng, súc tích và nhất quán. Chính sách cũng sẽ có từ viết tắt trong đó. Người viết nên đánh vần chúng lần đầu tiên khi chúng được sử dụng và sau đó sử dụng các từ viết tắt trong suốt các chính sách còn lại.
Thủ tục
Thủ tục thực hiện chính sách. Các quy trình cung cấp thông tin chi tiết, chẳng hạn như hướng dẫn từng bước về cách thực hiện các nhiệm vụ. Một ví dụ về quy trình sẽ là cách tạo tài khoản mạng mới. Bước đầu tiên có thể bao gồm người quản lý phải điền vào mẫu cho thuê mới của mình. Biểu mẫu có thể yêu cầu người quản lý cung cấp thông tin, chẳng hạn như tên đầy đủ của người thuê mới, tên công việc và bộ phận nơi người thuê mới sẽ làm việc. Người quản lý sau đó nộp mẫu cho bộ phận CNTT. Quản trị mạng sau đó sẽ có các thủ tục cô phải tuân theo. Chúng có thể bao gồm thiết lập email và tài khoản mạng và tạo huy hiệu bảo mật. Thủ tục phải dễ thực hiện. Điều quan trọng là phải nhớ rằng các thủ tục thay đổi trong một khoảng thời gian. Do đó, công ty nên xem xét chúng ít nhất một lần một năm. Nó nên chỉ định một người để cập nhật thủ tục. Giống như các chính sách, thủ tục phải nhất quán, ngắn gọn và chính xác.
Sê-ri
SOP là viết tắt của Quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Loại tài liệu này mô tả những gì tổ chức và các bộ phận của nó làm. Ngoài ra, nó giải thích vai trò và trách nhiệm của nhân viên. Sau đó, SOP thường sẽ bao gồm các chính sách và thủ tục cho từng bộ phận. Ví dụ: chính sách sẽ bao gồm các quy tắc mua phần cứng. Sau đó, quy trình sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước về cách mua phần cứng. Mặc dù SOP chủ yếu bao gồm văn bản, một cái tốt nên bao gồm các sơ đồ tổ chức, sơ đồ, biểu đồ dòng chảy và quy trình làm việc.
