Ở dạng đơn giản nhất, kiểm soát nội bộ là tổng của tất cả mọi thứ mà doanh nghiệp của bạn làm để xác định và giảm thiểu rủi ro, theo Hoa KỳQuản trị doanh nghiệp nhỏ, thường tiêu thụ khoảng 5% doanh thu hàng năm của doanh nghiệp. Mặc dù các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô phải đối mặt với rủi ro gian lận, trộm cắp và lạm dụng tài sản kinh doanh, các doanh nghiệp nhỏ với thủ tục tài liệu không đầy đủ thường dễ bị tổn thương hơn. Thủ tục tài liệu đóng góp và là một phần của kiểm soát nội bộ mạnh mẽ.
Tăng trách nhiệm
Mặc dù các quy trình tài liệu được phát triển tốt tăng cường cả kiểm soát nội bộ phòng ngừa và thám tử, các quy trình tài liệu không đầy đủ là lý do chính khiến một số doanh nghiệp phát hiện ra rằng hành vi trộm cắp hoặc gian lận xảy ra cho đến khi nó quá muộn, "Tạp chí kế toán" lưu ý. Các thủ tục tài liệu chính thức cung cấp hướng dẫn để thực hiện các kiểm soát và chúng làm tăng trách nhiệm, vì nhân viên của bạn phải chứng minh và xác minh, thay vì chỉ nói đơn giản rằng họ đã tuân theo hoặc thực hiện kiểm soát nội bộ.
Giá trị bằng chứng
Thủ tục tài liệu tạo ra bằng chứng có thể theo dõi, bao gồm cả những người tham gia vào một nhiệm vụ hoặc giao dịch tài chính và khi nào và làm thế nào cô ấy có liên quan. Bạn có thể tạo các thủ tục như dập thời gian và ngày hoạt động đằng sau hậu trường cũng như đặt quy tắc tài liệu cho nhân viên tuân theo. Cả hai đều quan trọng như nhau để tái cấu trúc các hành động khi truy tìm các giao dịch và tạo ra các dấu vết kiểm toán. Ví dụ, phiếu chứng từ đã ký, bản sao kiểm tra bổ sung tiền mặt nhỏ, ID đăng nhập của nhân viên và tem thời gian và ngày tháng trên máy tính đều cung cấp bằng chứng kiểm toán.
Quản lý thông tin an toàn hơn
Các tệp đính kèm thực tế hoặc được quét, chú thích trong báo cáo tài chính và nhật ký thay đổi giao dịch máy tính là ví dụ về các thủ tục tài liệu góp phần và tăng cường kiểm soát quản lý thông tin. Tất cả đều hữu ích để ghi lại các lý do để sửa hoặc điều chỉnh hồ sơ kinh doanh giấy hoặc điện tử, điều này cuối cùng giúp bạn ngăn chặn và phát hiện gian lận và trộm cắp nhân viên. Một dấu thời gian tương ứng và bằng chứng phê duyệt trước, chẳng hạn như tên viết tắt của người quản lý bộ phận, tăng cường kiểm soát quản lý thông tin hơn nữa.
Kiểm soát chất lượng tốt hơn
Ngoài việc ngăn chặn cả gian lận nội bộ và bên ngoài, thủ tục tài liệu quản lý kho và kho có thể hỗ trợ kiểm soát chất lượng. Chúng bao gồm yêu cầu nhân viên kho đếm, kiểm tra và lập hồ sơ hàng hóa đến và đi bị hư hỏng. Các thủ tục phòng chống gian lận và trộm cắp góp phần kiểm soát nội bộ tốt bao gồm quy tắc tài liệu yêu cầu nhân viên điền, ký và gửi một tờ chọn cho mỗi đơn đặt hàng của khách hàng và các quy trình gắn thẻ ghi lại và xác định các mặt hàng tồn kho, bao gồm mô tả, số bộ phận, đơn vị đo lường và số lượng.
