Ánh xạ thông tin là một phương pháp tài liệu rõ ràng và hiệu quả cho các công ty đã phát triển các quy trình, chính sách và tài liệu hỗ trợ. Doanh nghiệp mới bắt đầu chính thức hóa thủ tục cũng có thể hưởng lợi từ phương pháp lập bản đồ thông tin. Ánh xạ thông tin hợp lý hóa tài liệu bằng cách ngăn chặn trùng lặp các hướng dẫn hoặc thông tin qua các thủ tục. Nó cũng cung cấp một định dạng để tổ chức thông tin trong một tài liệu để dễ hiểu hơn. Chuyển đổi tài liệu của công ty bạn sang định dạng bản đồ thông tin có thể được thực hiện trong một vài bước đơn giản, mặc dù tốn thời gian.
Xem lại tất cả tài liệu của công ty và sắp xếp một cách có hệ thống nội dung thành các danh mục có chứa hướng dẫn tương tự. Tinh chỉnh nội dung danh mục bằng cách loại bỏ xung đột và trùng lặp.
Ví dụ, nhiều thủ tục có một phần trách nhiệm. Đối với loại nội dung này, bạn sẽ biên dịch tất cả thông tin "trách nhiệm" trên tất cả các tài liệu. Khi làm như vậy, bạn có thể thấy xung đột trong trách nhiệm hoặc lĩnh vực nơi một trách nhiệm chồng chéo lên nhau. Từ đây, hợp lý hóa nội dung để loại bỏ trùng lặp hoặc xung đột. Nội dung khác như vậy để xem xét bao gồm các định nghĩa và biện pháp phòng ngừa an toàn.
Tạo tài liệu trung tâm hoặc kho thông tin kiểm soát sửa đổi khác cho từng loại nội dung.
Quay lại ví dụ về trách nhiệm của chúng tôi, tạo một tài liệu liệt kê nội dung trách nhiệm bạn đã tinh chỉnh ở bước cuối cùng. Hãy chắc chắn để tham khảo các thủ tục nơi trách nhiệm được thực hiện. Điều này đảm bảo rằng tài liệu được tham chiếu đúng.
Bây giờ nội dung tương tự được chuyển vào một tài liệu trung tâm, nội dung cũ có thể được xóa khỏi các thủ tục ban đầu. Xóa nội dung cũ khỏi các thủ tục ban đầu, đưa ra tham chiếu đến tài liệu tham khảo trung tâm mới.
Cập nhật nội dung tài liệu còn lại trong quá trình sửa đổi thành định dạng ánh xạ thông tin. Tổ chức nội dung tài liệu bằng cách nhóm thông tin thích hợp. Bao gồm các tiêu đề phụ. Sử dụng bảng khi có thể để nội dung có thể được hình dung tốt hơn. Thiết lập các thực tiễn tốt nhất bằng cách bao gồm bất kỳ kiến thức bộ lạc hoặc các bước mà nhân viên thường thực hiện nhưng chưa được ghi lại trong quy trình.
Lời khuyên
-
Ánh xạ thông tin từ đơn giản đến phức tạp và có thể được tăng cường hơn nữa bằng cách bao gồm các phản hồi có thể đo lường được để quản lý. Để triển khai phức tạp hơn, các dịch vụ chuyên nghiệp từ các cơ sở như Công ty sáng lập Information Mapping, Inc. có thể được sử dụng để tối ưu hóa các quy trình được ánh xạ hoặc chưa được ánh xạ của bạn. (Xem Tài nguyên)
