Trước khi email trở nên phổ biến, việc truyền fax được trình bày cách duy nhất để gửi thông tin bằng văn bản một cách nhanh chóng. Họ có thể cung cấp giấy tờ, bản in trong một vài phút ngắn trên hàng trăm hoặc hàng ngàn dặm. Vì email đã được sử dụng rộng rãi, một số công ty đã hoàn toàn từ bỏ máy fax. Tuy nhiên, fax giữ một số lợi thế so với giao tiếp qua email.
Vấn đề về giấy
Vì truyền fax sử dụng giấy và email thì không, các vấn đề với giấy khiến giao tiếp fax gặp bất lợi. Giống như máy in, máy fax có thể gặp kẹt giấy. Không giống như máy in, những kẹt giấy này có thể xảy ra ở một trong hai máy cần thiết để hoàn thành việc truyền fax. Tài liệu gốc có thể bị kẹt trong máy gửi fax, có thể khiến tài liệu không sử dụng được nếu kẹt đủ nghiêm trọng. Ở đầu nhận, giấy được in có thể kẹt trong máy fax, làm gián đoạn toàn bộ quá trình. Máy nhận cũng có thể hết giấy và người dùng ở đầu đó có thể không nhận ra giấy đã hết trong một thời gian. Sự chậm trễ này có thể khiến các liên lạc nhạy cảm với thời gian không được trả lời trong nhiều giờ hoặc thậm chí nhiều ngày.
Quá trình một bước
Một trong những thế mạnh lớn nhất của việc truyền fax xảy ra khi một người đang xử lý một tài liệu đã ký hoặc một tài liệu chỉ tồn tại ở dạng bản cứng. Nếu người đó muốn gửi tài liệu trong email, anh ta cần phải hình ảnh tài liệu bằng máy quét hoặc máy in đa chức năng. Sau đó, người dùng phải chỉnh sửa hình ảnh được quét trước khi chọn một vị trí trên ổ cứng máy tính để lưu tài liệu được quét. Khi người đó gửi email, tệp quét phải được đính kèm vào email. Ngược lại, một người sử dụng máy fax chỉ đặt tài liệu vào máy và nhấn một vài phím để gửi cho bên nhận.
Chỉnh sửa
Tài liệu được gửi qua email có thể được chỉnh sửa bởi người dùng, trong khi tài liệu được gửi bằng fax không thể. Trong tình huống hai bên hợp tác trong một dự án, khả năng chỉnh sửa tài liệu giúp tạo điều kiện cho sự hợp tác đó, giúp cả hai người dùng dễ dàng thực hiện các thay đổi nhanh chóng. Nếu hai bên đang có mối quan hệ bất lợi, việc truyền fax có thể hấp dẫn hơn. Bản chất của tài liệu fax sao chép cứng khiến việc thay đổi tài liệu để nói xấu hoặc thao túng bên kia trở nên khó khăn hơn.
Sự phối hợp
Nhiều máy tính và máy in ngày nay có thể gửi cả fax và email. Điều này có nghĩa là các tệp kỹ thuật số có thể được gửi từ máy tính đến máy fax, nơi nó được gửi dưới dạng tài liệu sao chép cứng. Những máy tính và máy in này cũng có thể nhận truyền fax từ máy fax, cung cấp các lợi thế của cả fax và email.
